RPA in der öffentlichen Verwaltung: Startklar für das OZG
Verwaltungsdienstleistungen einfach und schnell mit RPA automatisieren
Arbeitet in Ihrer Verwaltung schon ein Software Roboter?
Wie digitalisiert man 575 Verwaltungsleistungen? Das OZG sieht vor, dass diese Leistungen bis Ende 2022 elektronisch über Verwaltungsportale angeboten werden. Mit dem Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) in der öffentlichen Verwaltung können Sie schnell und einfach Ihre Prozesse automatisieren. Virtuelle Software Roboter erledigen zuverlässig die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Im Prinzip genau wie ihre menschlichen Kollegen. Allerdings mit einem kleinen, aber wesentlichen Unterschied. Die virtuellen Software Roboter sind 24/7 im Einsatz, und zwar an 365 Tagen im Jahr. Und das alles voll automatisiert und ohne Fehler.
Die Stadt Duisburg setzt bereits in vielen Bereichen auf die Unterstützung der Software Roboter, um Prozesse zu vereinfachen und Mitarbeiter zu entlasten. Die Software Roboter unterstützen dort u.a. bei der Reisepass-Statusabfrage inklusive automatisierter Terminvereinbarung zur Abholung bis hin zum Abgleich großer Datenmengen im Bereich der Abfallwirtschaft. Mehr darüber, wie Duisburg sich mit RPA zur Smart City entwickelt, erfahren Sie in unserem Interview mit Patrick Hempel, RPA-Verantwortlicher bei der Stadt Duisburg.
Software Roboter können viele Prozesse im Tagesgeschäft des öffentlichen Sektors automatisiert ausführen und dadurch Ihre Ressourcensituation spürbar verbessern. Bei Städten und Kommunen bieten sich insbesondere folgende Prozesse an:
- Statusabfrage Reisepass
- Terminvergabe
- Gewerbeanmeldung
- Wohngeldantrag
- Wohnsitzanmeldung*
- Geburtsurkunden*
- Wohngeldantrag
- Sondernutzung Aufgrabungen
- Reisegewerbekarte
- Fahrkarten*
- Unterhaltsvorschuss
- Anhörung Owl
*Rechtsänderungen notwendig
Aufgaben, die sich von alleine erledigen …
Verfügbarkeit 24/7/365
… sorgen für Entlastung und zufriedenere MitarbeiterInnen …
Zeitersparnis je Prozess >90%
… und für mehr Kundenzufriedenheit!
Reaktionszeit auf Anfragen >85% schnellerRPA im Einsatz: So arbeiten die Software Roboter in der Praxis
Bei der IHK in München sowie im Bereich der kommunalen Verwaltung gibt es spannende Use Cases für den Einsatz von RPA. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Dann werfen Sie einen Blick in unseren Use Case:
Sicherheit für sensible Daten
Der Umgang mit sensiblen Daten erfordert besondere Sicherheit. Bei RPA profitieren Sie von einem umfassenden Schutz Ihrer verarbeiteten Daten:
- Die Software Roboter verarbeiten die Daten der Bürginnen und Bürger in Dunkelverarbeitung. Es ist daher über den Bildschirm nicht einsehbar, welche Informationen gerade im System verarbeitet werden.
- Sie können spezifische Compliance-Vorgaben treffen, so dass bestimmte Daten ausschließlich für berechtigte Personen zugänglich sind. Dadurch ist kein Zugriff ohne explizite Berechtigung möglich.
- Auf dem Server werden alle zur Prozessausführung benötigten Daten zentral verschlüsselt und sicher gespeichert.
- Es werden keine Daten vom Software Roboter gespeichert. Er wird über den zentralen Server gesteuert und erhält die erforderlichen Daten erst in dem Moment – und zwar verschlüsselt – in dem er sie benötigt. Nach der Verarbeitung „vergisst“ der Software Roboter die Daten direkt wieder.
- Es können keine Daten mehr verloren gehen, da eine mehrfache Sicherung erfolgt.
Bereit für RPA? Wir machen Sie startklar!
Möchten Sie RPA in Ihrer Verwaltung einführen? Als Spezialist für Prozessautomatisierung unterstützen wir Sie gerne dabei!
Zu Beginn des Projektes analysieren wir, welche Ihrer Prozesse die größten Potenziale bieten, um einen schnellen und messbaren Return on Investment (ROI) zu erzielen. Idealerweise starten Sie RPA mit einem einfachen Prozess, der mit einem hohen Datentransaktionsvolumen verbunden ist, z.B. die Reisepass-Statusabfrage oder die Terminvergabe für Bürger. So realisieren Sie einfach Quick Wins und entlasten spürbar Ihre Mitarbeiter.
„Quick“ trifft dabei auch auf die RPA-Einführung zu, denn allzu lange müssen Sie nicht auf Ihren neuen virtuellen Mitarbeiter warten. Bei Prozessen, die ähnlich aufgebaut sind, können einzelne Workflow-Bausteine oder sogar die komplette Prozessarchitektur übernommen werden. Das spart Zeit und Geld. Wir unterstützen Sie vom Prozessdesign über die Gestaltung der Automatisierung bis hin zum erfolgreichen Go-Live. Damit alles glatt läuft, bieten wir Ihnen mehrstufige Trainings, die sicherstellen, dass Ihre neuen digitalen Mitarbeiter erfolgreich in Ihr Team integriert werden.
Übrigens: Jedes Bundesland bietet verschiedene Förderungen für Digitalisierungsprojekte im öffentlichen Sektor an, so dass Städte und Kommunen nicht die gesamten Projektkosten selbst tragen müssen. Unser erfahrenes RPA-Team unterstützt Sie kompetent und zuverlässig – von der Beantragung von Fördermitteln bis hin zur Automatisierung und dem Training Ihrer MitarbeiterInnen.
Mehr über uns erfahren Sie in unserer Unternehmensbroschüre.
