„Wer nicht digitalisiert, verliert“
Digitalisierung im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)
Das Gesundheitsamt Ostalbkreis setzt auf RPA
Im Rahmen des Covid-19-Infektionsschutzes waren mehr als 50 Mitarbeiter des Gesundheitsamtes im Ostalbkreis mit der täglichen Erfassung und Verarbeitung von Corona-Fallmeldungen ausgelastet. Um auf zukünftige Infektionswellen besser vorbereitet zu sein, setzt das Gesundheitsamt im Ostalbkreis auf Robotic Process Automation (RPA) und die Unterstützung von Robin, dem Software Roboter der Aequitas Software.
Im Interview berichtet Michael Mundt, welche Bilanz der Ostalbkreis ein halbes Jahr nach der RPA-Einführung zieht. Als Projektkoordinator und Projektmanager Digitalisierung ist er seit August 2022 im Gesundheitsamt Ostalbkreis tätig. Darüber hinaus ist er Mitglied in den Landesprojektgruppen Einschulungsuntersuchung, Prozessmanagement und Künstliche Intelligenz (KI).
Automatisierte Erfassung der Infektionsmeldungen
Warum hat sich der Ostalbkreis für die Einführung von RPA entschieden?
Michael Mundt: „Während der Corona-Pandemie stand das Gesundheitsamt Ostalbkreis vor der Herausforderung, täglich mehrere hundert bis zu über tausend Infektionsmeldungen zu bearbeiten. Die Fallerfassung war extrem personalintensiv, so dass wir regelmäßig auf externe Kräfte zurückgreifen mussten.
Unser Ziel ist es, zukünftige Infektionswellen, zu denen unter anderem die jährliche Grippewelle zählt, effizienter zu managen. Aus diesem Grund haben wir uns mit der Möglichkeit beschäftigt, ob und wie wir das Erfassen und Verarbeiten von Infektionsmeldungen automatisieren können.
Robotic Process Automation ist für uns aus heutiger Sicht die Lösung, die am besten zu unseren Bedürfnissen passt. Seit Mai setzen wir einen Attended Bot im Gesundheitsamt ein, der durch eine Mitarbeiterin dann gestartet wird, wenn er gebraucht wird. Zukünftig planen wir, für mindestens drei verschiedene Krankheiten mit parallel verlaufendem Infektionsgeschehen die Fallerfassung komplett mit RPA zu automatisieren.“
Was genau macht der Software Roboter?
Michael Mundt: „Er liest zunächst einmal die eingehenden Infektionsmeldungen aus. Anhand eines festgelegten Scoring-Verfahrens prüft er dann bei jeder Infektionsmeldung, ob für die Person bereits ein Datensatz im System angelegt ist. Ist das nicht der Fall, legt der Software Roboter einen neuen Datensatz an. Liegt bereits ein Datensatz vor, prüft er, wie lange die Erstinfektion zurückliegt. Sind mehr als 30 Tage vergangen, liegt eine Neuinfektion vor und er legt einen neuen Fall an.“
Verarbeitung von bis zu 1.000 Infektions-meldungen täglich
Welche Vorteile bietet RPA?
Michael Mundt: „Die Einführung von RPA war schnell möglich – die Bearbeitung der Meldungen wurde innerhalb von nur vier Tagen vollautomatisiert. Das war ein wichtiges Entscheidungskriterium, denn im Herbst stehen neue Grippewellen bevor. Wir haben dabei den Schwerpunkt auf die Fallerfassung von Covid-19, der Influenza sowie dem nun meldepflichtigen RS-Virus gelegt.
Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 90 Sekunden pro Meldung kann der Software Roboter täglich bis zu 1.000 Infektionsmeldungen bearbeiten, da er rund um die Uhr im Einsatz ist. Mit Blick auf die Erfahrungswerte aus der Corona-Pandemie sind wir damit auch bei einem dynamischen Infektionsgeschehen sehr gut aufgestellt.
Zudem hat sich durch RPA die Qualität der Datenerfassung verbessert. Zuvor hat ein Team von 50 Mitarbeitern die Dateneingabe übernommen, wobei es immer wieder feine Unterschiede bei der Eingabe gab. Jetzt folgt der Software Roboter einem Standardprozess, so dass jede Eingabe absolut einheitlich erfolgt.“
Werden alle Infektionsmeldungen automatisiert verarbeitet?
Michael Mundt: „Meldungen, die über das Demis-Meldesystem eingehen, arbeitet unser Software Roboter automatisiert ab. Wenn ein Labor oder eine Arztpraxis jedoch eine Meldung per Fax oder Brief schickt, muss diese noch manuell bearbeitet werden. Dies ist jedoch eine wichtige Lesson Learned aus der Corona-Pandemie: Das Demis-Meldesystem wird kontinuierlich weiter ausgebaut, so dass der Anteil der manuellen Meldungen zukünftig hoffentlich weiter zurückgehen wird.“
Zeit für Kernaufgaben und Fallanalysen
Ist das Gesundheitsamt durch RPA für zukünftige Infektionswellen gut vorbereitet?
Michael Mundt: „Ja, dank RPA sind wir deutlich besser und nachhaltiger aufgestellt. Infektionsmeldungen müssen innerhalb von 24 Stunden erfasst werden – während der Corona-Pandemie waren deutschlandweit viele Gesundheitsämter substantiell mit der Erfassung der Infektionsmeldungen im Rückstand, weil sie das Volumen schlichtweg nicht bewältigen konnten. Durch RPA können wir unseren gesetzlichen Auftrag auch in extremen Peaks erfüllen. Bei zukünftigen Infektionswellen müssen wir uns keine Sorgen mehr machen, wie wir die Daten zeitnah in die Fachanwendungen bekommen.“
Wie hat sich die Arbeit der Mitarbeiter durch RPA verändert?
Michael Mundt: „Die Mitarbeiter kümmern sich verstärkt um ihre eigentliche Kernaufgabe im Rahmen des Infektionsschutzes, der Fallanalyse. Sie fragen bei Betroffenen nach, um die Situation besser einschätzen zu können, und leiten bei Bedarf Maßnahmen im Rahmen des Infektionsschutzes ein, wie z.B. Quarantäne. Für diese Aufgaben ist während der Pandemie viel zu wenig Zeit geblieben und nur Dank externer Mitarbeiter konnte das Aufgabenpensum erfüllt werden“.
Digitalisierung im ÖGD: KI und CDR stehen auf der Agenda
Wie sehen die weiteren Digitalisierungspläne des Ostalbkreises aus?
Michael Mundt: „Im nächsten Jahr stehen die Themen Chatbot und Videobot im Zuge einer Landeslösung ganz weit oben auf unserer Agenda. Während der Corona-Pandemie war unsere Hotline mit bis zu 15 Mitarbeitern besetzt, da es in der Bevölkerung viele Fragen gab. Viele dieser Fragen waren ähnlich, 2/3 oder mehr dieser Fragen könnten daher durch einen Bot schnell und zuverlässig beantwortet werden.“
Wie wichtig ist das Thema KI für den Ostalbkreis?
Michael Mundt: „Sehr wichtig! Ich gehöre seit September einer Arbeitsgruppe „Anforderungsmanagement“ an: Unsere Aufgabe ist es, den Blick weit in die Zukunft zu richten und zu identifizieren, welche technischen Entwicklungen in den nächsten 3-5 Jahren im Gesundheitsamt eine Rolle spielen könnten, Schwerpunkt ist dabei natürlich KI.“
Welche weiteren Schwerpunkte setzen Sie?
Michael Mundt: „Das komplexe Thema „Nachhaltigkeit“ wird in Zukunft vollkommen zurecht immer dominanter werden. Dabei geht es nicht nur um die ökologische Nachhaltigkeit, sondern ergänzend auch um ökonomische und soziale Nachhaltigkeit. Digitalisierung und Nachhaltigkeit dürfen in Zukunft keine Gegensätze mehr sein, sondern müssen vielmehr eine Einheit bilden. Das Stichwort lautet hier Corporate Digital Responsibility (CDR).
Da sich die Gesundheitsämter auch in Zukunft in einem herausfordernden und disruptiven Umfeld bewegen werden, ist eines dabei schon heute sicher: Wer nicht digitalisiert, verliert!“
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Aequitas Software: Erleben Sie die digitale Verwaltung der Zukunft
Das Team der Aequitas Software beschäftigt sich intensiv mit der Digitalisierung und Automatisierung im öffentlichen Dienst mit Schwerpunkt auf der Digitalisierung im ÖGD.
In unserem kurzen Videoclip sehen Sie, wie die digitale Verwaltung der Zukunft aussehen könnte – schauen Sie gerne mal rein und lassen sich inspirieren:
