Prozesse automatisieren

Robotic Process Automation – kurz RPA – ist eine Softwarelösung, die das Automatisieren IT-basierter Geschäftsprozesse ermöglicht. Prozesse, die oft wiederholt werden und dabei einem Standardablauf folgen, eignen sich hierfür ideal. Klassische Einsatzgebiete für RPA sind die Verarbeitung von Daten aus unterschiedlichen Quellen, wie z.B. E-Mail, MS-Excel und Unternehmensportalen sowie die Migration von Daten. Selbst eine automatisierte Genehmigung von Anträgen ist möglich, wenn die dafür relevanten Kriterien klar definiert werden.

Die Software Roboter interagieren dabei mit Portalen, Apps, internen Anwendungen, Websites und anderen Schnittstellen über Hardware-Inputs oder simulierte Eingaben. Bei der Datenmigration zwischen zwei Systemen bilden sie eine Brückenfunktion.

Was machen Software Roboter?

Software Roboter imitieren in den Abläufen den menschlichen Anwender. Sie führen alle definierten Aufgaben im System durch, die ihre menschlichen Kollegen zuvor manuell durchgeführt haben. Sie prüfen und vergleichen Dateneingaben, kopieren Datensätze und übertragen sie in ein anderes System, navigieren durch verschiedene Programm- und Menüpunkte und vieles mehr.

Der Vorteil von RPA liegt darin, dass Software Roboter in der Lage sind, die Arbeitsprozesse deutlich schneller zu durchlaufen als ihre menschlichen Kollegen. Sie benötigen keine Pausen und sind rund um die Uhr einsetzbar. Die Geschwindigkeit, mit der der automatisierte Prozess abläuft, wird natürlich auch durch die Zielanwendung beeinflusst.

Robin – Software Roboter der Aequitas Software

Wir haben bei der Aequitas Software seit 3 Jahren unseren Software Roboter Robin im Einsatz, der uns in vielen täglichen Routineaufgaben entlastet. Angefangen bei der Bearbeitung von Rechnungen über unser Veranstaltungsmanagement bis hin zur Datenübertragung bei größeren Datenmengen. Auch wenn es bei RPA keine physischen Roboter gibt, haben wir RPA mit Robin ein Gesicht gegeben.

In unserem RPA-Erklärvideo zeigt Robin, wie RPA in der Praxis funktioniert und was er im Einsatz bei unseren Kunden im Gesundheitsamt aktuell leistet.

Regeln für eine erfolgreiche RPA-Einführung

Es gibt einige wichtige Faktoren, die es zu beachten gilt, damit die RPA-Implementierung gelingt. Zum Beispiel sollte der zu automatisierende Prozess selten verändert werden. Denn jede Änderung im Prozessablauf erfordert auch eine Anpassung der Automatisierung, d.h. der Software Roboter muss dem neuen Ablauf angepasst werden.

Wichtig ist zudem, dass der Prozessablauf keinen Störungen unterliegt. Dabei können auch kleine Störungen, auf die wir Menschen intuitiv reagieren, den Software Roboter in seinen Abläufen stören. Dies kann z.B. ein plötzliches Aktivieren des Störbildschirms oder ein Pop-Up Fenster sein.

Bei der Implementierung von RPA ist es daher wichtig, nicht nur den Happy Path, sondern ebenfalls potenzielle Störungen zu berücksichtigen. Mehr darüber, was in diesem Zusammenhang wichtig ist, erfahren Sie in unserem RPA-Guide „Best Practice zur erfolgreichen RPA-Einführung“.

Ist RPA wirtschaftlich?

Damit sich der Einsatz der Software Roboter lohnt, sollten durch die Automatisierung ca. 2 FTEs eingespart werden können. Wobei diese Einsparung nicht gleichzusetzen ist mit dem Abbau dieser FTEs. Die Automatisierung entlastet vielmehr Mitarbeiter, die zuvor an der Ausführung des Prozesses beteiligt waren und bietet ihnen Raum für interessantere Aufgaben.

In diesem Sinne bietet RPA Potenzial, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. In Hinsicht auf den ROI zeigt sich in den Projekten, dass dieser in der Regel nach 6-12 Monaten erreicht ist.

Warum RPA?

Der Einsatz der Software Roboter bietet für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen wie z.B.:

• Prozessoptimierung

Durch den Einsatz von RPA können die Betriebskosten – jeweils abhängig vom Prozess – um mehr als 50% reduziert werden. Gleichzeitig steigt die Produktivität um mehr als 90%.

• Prozesstreue

Die Software Roboter führen die Prozesse zu 100% genau und zuverlässig aus, es passieren selbst beim Übertragen großer Datenmengen keine Flüchtigkeitsfehler mehr.

• Flexibilität

Software Roboter können weltweit an unterschiedlichen Unternehmensstandorten bedarfsorientiert eingesetzt werden. Durch die flexible Skalierbarkeit der Software ist es möglich, schnell auf Phasen mit hoher oder geringer Auslastung im Unternehmen zu reagieren – ohne Mitarbeiter einzustellen bzw. abzubauen.

• Einstieg in die digitale Transformation

RPA kann einfach und schnell für fast alle Routineprozesse eingesetzt werden und ist damit ein idealer Beginn der digitalen Transformation. In Verbindung mit Künstlicher Intelligenz (KI) bietet RPA weitere attraktive Möglichkeiten.

• Steigende Kundenzufriedenheit durch schnelle Antworten

Software Roboter arbeiten Prozesse spürbar schneller ab als ihre menschlichen Kollegen. Durch die schnelle Erledigung von Kundenanfragen steigt die Kundenzufriedenheit.

• Steigende Mitarbeiterzufriedenheit: Kreativität und Denken

Mit RPA gehört die monotone Bearbeitung von Datenbergen der Vergangenheit an. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit im Job, sondern sorgt dafür, dass wichtige Aufgaben und Ziele im Fokus bleiben.

In welchen Bereichen lohnt sich RPA?

Der Einsatz der Software Roboter ist grundsätzlich in allen Branchen und Geschäftsbereichen sinnvoll, in denen regelmäßig große Datenmengen nach klaren Prozessabläufen verarbeitet werden.

Klassische Beispiele für den Einsatz der Software Roboter sind das Erfassen und Verarbeiten von Daten, das Bearbeiten von Aufträgen und Rechnungen, E-Mail Management (Kundenservice), Analysen und Erstellen von Reports sowie das Application Performance Monitoring.

Wie lange dauert es, bis der Software Roboter einsatzfähig ist?

RPA ist eine nicht-invasive Lösung, d.h. es sind keine Änderungen der IT-Infrastruktur erforderlich. Die Dauer des Einführungsprojektes hängt von der Komplexität des Prozesses ab, der automatisiert werden soll. Als Richtwerte für die Entwicklungszeit – hinzu kommt ggf. die Zeit für die Beschaffung von Rechten oder die Erstellung zusätzlicher Dokumentationen – gelten:

• Einfacher Prozess: ca. 5 Tage Aufwand bis Produktivsetzung
• Prozess mit mittlerer Komplexität: ca. 5 bis 15 Tage Aufwand bis Produktivsetzung
• Komplexer Prozess: > 15 Tage Aufwand bis Produktivsetzung

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