Digitales Gesundheitsamt 2025

Im Rahmen der Initiative „Digitales Gesundheitsamt 2025“ sind Gesundheitsämter gefordert, wesentliche digitale Strukturen und Prozesse aufzubauen und digitale Angebote bereitzustellen. Das Gesundheitsamt Ostalbkreis, das mit seinen ca. 60 Mitarbeitern im ländlichen Baden-Württemberg angesiedelt ist, hat seine digitale Reise bereits Anfang 2023 durch ein RPA-Projekt im Rahmen des Corona-Infektionsschutzes gestartet.

Ende 2023 hat das Amt jedoch beschlossen, das Thema gezielt anzugehen und ein Projekt zur Prozessdigitalisierung ins Leben gerufen. Knapp 4 Monate später steht das Amt nun an der Schwelle zum digitalen Reifegrad 3, dem geforderten Mindestreifegrad bis 2025. Das Ergebnis ist für das Amt jedoch lediglich ein Etappenziel.

Warum das so ist und wie dem Gesundheitsamt der Digitalisierungssprint gelungen ist, berichtet Michael Mundt, Projektmanager Digitalisierung Ostalbkreis, im Interview.

Von Reifegrad 0 auf 3 in wenigen Wochen

Das Gesundheitsamt Ostalbkreis hat es innerhalb weniger Wochen geschafft, bei der Prozessdigitalisierung von Reifegrad 0 auf 3 zu kommen. Wie ist das gelungen?

Michael Mundt: „Ein wesentlicher Faktor war hierbei die externe Unterstützung durch das Team der Affinity und Aequitas Software, das uns bereits in Automatisierungsprojekten im Rahmen des Infektionsschutzes während der Corona Pandemie begleitet hat. Die Entscheidung für externe Unterstützung hatte mehrere Gründe. Zum einen verfügten wir über keine geeignete Software, um Prozesse professionell zu modellieren und deren Automatisierungspotential zu erfassen. Und zum anderen mangelte es natürlich an zeitlichen Ressourcen. Für die Automatisierung ist es ja von allergrößter Wichtigkeit, das Automatisierungspotenzial der einzelnen Prozesse einzuschätzen, was intern schwierig gewesen wäre.

Durch unsere externen Berater haben wir einen in meinen Augen unverzichtbaren Blick von außen auf unsere Prozesse bekommen. Denn ohne jeden Zweifel haben wir natürlich während der Corona-Pandemie prozessual gesehen an der einen oder anderen Stelle „etwas Speck angesetzt“ und so oftmals Prozessschleifen akzeptiert, die nicht sinnvoll sind.

Durch die externe Unterstützung haben wir zudem die Umsetzung spürbar beschleunigen und das Projekt in 4 Monaten realisieren können. Ansonsten hätten wir sicherlich 6-9 Monate gebraucht, da das Tagesgeschäft und viele andere Projekte unsere zeitlichen Ressourcen stark limitieren.“

Der Fokus muss auf den Standardprozessen liegen

Was sind Ihre wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt?

Michael Mundt: „Mit einem effektiven Prozessmanagement kann man sehr viele Potenziale erschließen – das ist eine der zentralen Erkenntnisse für uns als Gesundheitsamt. Der Nutzen für die Verwaltung ist jedoch sehr begrenzt, wenn man die bestehenden Prozesse lediglich modelliert, denn dadurch verschenkt man das eigentliche Potenzial.

Wir haben zu Projektstart gemeinsam mit unseren externen Beratern die Prozesse genau analysiert und versucht, sie bestmöglich zu optimieren – erst danach haben wir mit der Prozessmodellierung begonnen. Viele unserer Prozesse waren nicht optimal aufgestellt, da haben wir an vielen Stellen verschlanken können. Die Automatisierung macht erst dann Sinn, wenn die Prozesse optimal aufgestellt sind.

Bei der Automatisierung kommt es darauf an, den roten Faden zu finden und im Blick zu behalten. Das bedeutet konkret, sich auf die regelbasierten Standardprozesse zu konzentrieren, die 80-90% des Volumens ausmachen. Es ist nicht zielführend, sich auf die Ausnahmen zu konzentrieren, die natürlich in allen Prozessen auftauchen. Wir haben konsequent die Ausnahmen in der manuellen Bearbeitung belassen, denn der Aufwand, diese Ausnahmen zu automatisieren, steht in keinem Verhältnis zum Nutzen.“

Reifegrad 3 ist ein Etappenziel

Was sind die nächsten geplanten Schritte in Sachen Digitalisierung?

Michael Mundt: „Unser Ziel war es, bei der Prozessdigitalisierung auf den in 2025 erforderlichen Grad 3 zu kommen – das haben wir bereits erreicht, wobei unser Ziel ambitionierter ist als die Mindestanforderungen. Wir planen, ein in weiten Teilen digitalisiertes und automatisiertes Gesundheitsamt zu werden.

Themen wie Corporate Digital Responsibility, Datenschutz, Compliance und Green IT rücken auch in der öffentlichen Verwaltung immer mehr in den Fokus. Wir setzen uns gedanklich damit bereits intensiv auseinander, um neue Prozesse direkt digital umzusetzen.“

Aequitas Software: Erleben Sie die digitale Verwaltung der Zukunft

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