Best Practice: Von den Besten lernen

Die RPA-Technologie bietet viele Vorteile – vorausgesetzt, sie wird richtig implementiert. Aus unserer Projekterfahrung wissen wir, dass bei der Einführung von RPA einige wichtige Regeln zu beachten sind, damit Unternehmen das volle RPA-Potential ausschöpfen können. In unserem kostenlosen Guide „RPA Best Practice 2020“ zeigen wir Ihnen, wie Sie klassische RPA-Fehler vermeiden und RPA erfolgreich in Ihre Prozesslandschaft integrieren können.

Erfahren Sie in unserem kostenlosen RPA Guide unter anderem:

• Was ist RPA? Und wann macht RPA Sinn?
• Was kostet RPA?
• Beispiele für RPA Best Practice
• Worauf sollten Sie bei der Einführung von RPA achten?
• Wie finden Sie Ihre Quick-Win-Prozesse?
• Warum führt der ‚Happy Path‘ langfristig nicht zum Erfolg?

Die Software Roboter überzeugen

Robotic Process Automation (RPA) steht derzeit in vielen Unternehmen auf der Agenda – nicht nur in Deutschland. Bis Ende 2020 werden laut einer aktuellen ISG-Studie 92% aller europäischen Unternehmen RPA-Technologien einführen. Ein wesentlicher Grund liegt sicherlich darin, dass die RPA-Technologie im Vergleich zu klassischen Automatisierungslösungen weder ein Reengineering der Prozesse noch eine Anpassung der IT-Systeme erfordert. Die erforderlichen Implementierungs- und Entwicklungszeiten sind entsprechend kurz: Einfache Prozesse können bereits innerhalb weniger Tage mit RPA automatisiert werden. Der Return on Investment (ROI) wird nach der Einführung schnell sichtbar – in klassischen RPA-Projekten bereits nach 1-2 Jahren.

Wie funktioniert RPA?

Bei der Automatisierung mit RPA übernehmen Software Roboter Tätigkeiten, die zuvor ein menschlicher Kollege am PC ausgeführt hat. Denn die robotischen Kollegen sind in der Lage, nach festgelegten Business Rules PC-basierte Tätigkeiten auszuführen. Von Mausbewegungen und Tastatureingaben auf der grafischen Benutzeroberfläche von Programmen bis hin zur Benutzung von APIs.

Grundvoraussetzung für RPA ist, dass die zu automatisierenden Prozesse definierten Regeln folgen. Die Entwicklung erfolgt über intuitive Design Tools, in denen Elemente per Drag & Drop in den jeweiligen Workflow integriert werden. Mit RPA programmierte Prozesse können auf beliebig viele Roboter übertragen werden, wodurch Peaks – z.B. aufgrund saisonaler Schwankungen – im Unternehmen leichter aufgefangen werden können. 

Warum RPA?

Software Roboter erledigen den ihnen zugewiesenen Job fehlerfrei und ohne Pause – 24/7, zu jeder Zeit und an jedem Ort. Damit befreien sie ihre menschlichen Kollegen von monotonen Routinetätigkeiten, bei denen wegen der oftmals ermüdenden Tätigkeit Flüchtigkeitsfehler passieren, und geben ihnen die Möglichkeit, sich auf interessantere und anspruchsvollere Tätigkeiten zu konzentrieren. Das Resultat ist eine spürbar höhere Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen.

Durch die Einführung von RPA steigen aber auch die Produktivität und Qualität bestehender Prozesse spürbar. Eine Forrester-Studie aus 2019 belegt, dass eine erfolgreiche RPA-Einführung im Unternehmen zu einer höheren Effizienz (86%) führt, ebenso wie zu einem verringerten manuellen Aufwand (71%) sowie einer nachhaltigen Reduzierung manueller Fehler (57%). Denn durch die Automatisierung werden die Prozesse genau eingehalten und lückenlos dokumentiert.

Fachkräftemangel neu gedacht

Auch angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels bietet RPA neue Perspektiven. Die Herausforderung, frei gewordene Stellen neu zu besetzen, kennen mittlerweile Unternehmen aller Größe und Branchen – Stellen bleiben oftmals über längere Zeit unbesetzt. Der Einsatz von RPA in Verbindung mit KI-Lösungen, die das Simulieren von menschlichem Entscheidungsverhalten und somit auch die Lösung komplexer Sachverhalte ermöglichen, bietet hier interessante Alternativen. Und zahlreiche Einsatzgebiete: Von der Erfassung und -bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen über Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen bis hin zum Einsatz von Chat-Bots im Kundenservice.

Wann lohnt sich RPA?

In einigen Branchen und Funktionsbereichen sind die RPA-Potentiale aufgrund des hohen Anteils an repetitiven, manuellen Tätigkeiten besonders groß. Hierzu zählen vor allem die Bereiche Einkauf und Logistik sowie die Kundenbetreuung und Auftragsbearbeitung. Unabhängig von Branche und Funktionsbereich wird sich RPA in Unternehmen zunehmend durchsetzen. Der Einsatz von Software Robotern trägt maßgeblich dazu bei, den Weg der Digitalen Transformation erfolgreich zu beschreiten. Und wird damit zu einem wichtigen Faktor, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zukünftig zu erhalten und zu stärken.