Software Roboter: 24/7 und weltweit im Einsatz

„Montagmorgen, 9 Uhr, Firmenzentrale im Herzen Hamburgs. Als ich ins Büro komme, ist mein neuer Mitarbeiter, der Roboter, bereits seit Stunden im Einsatz. Genau genommen hat er gar keine Pause gemacht seit seiner Einstellung vor 1 Jahr, als er sich mit seiner E-Mail-Adresse im System angemeldet hat. Doch er beschwert sich nicht über seinen Einsatz rund um die Uhr, ganz im Gegenteil. Er arbeitet zuverlässig, auch ohne Pausen lässt seine Konzentration niemals nach. Und das bei einem Gehalt – in Form von Lizenzkosten für Software, Infrastruktur sowie Support – das lediglich einen Bruchteil des Gehaltes eines menschlichen Kollegen beträgt.“ Nette Science-Fiction Geschichte denken Sie jetzt? Weit gefehlt, denn in vielen Unternehmen ist dieses Szenario bereits Alltag.

In der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, kurz RPA) kommen zwar keine physischen Roboter zum Einsatz, jedoch übernehmen Software Roboter PC-basierte Prozesse, sei es in E-Mails, Excel oder SAP. Durch optimierte und automatisierte Prozesse entlang der Customer Journey – vom Software-Roboter im Back-Office bis oder im Kundensupportcenter – bietet RPA neue Möglichkeiten, die Profitabilität nachhaltig zu steigern.

Lohnt sich RPA?

Deutschland gehört zu den Vorreitern in Sachen RPA. Einer aktuellen Studie der Information Services Group (ISG) zufolge wird der Markt für RPA in Deutschland in den nächsten Jahren rasant wachsen. Ein Drittel der von ISG befragten 248 Unternehmen zählt bereits heute zu den RPA-Pionieren, d.h. sie lassen bereits zehn oder mehr Geschäftsprozesse durch Software-Roboter erledigen. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen gab an, bereits im Planungsprozess für erste RPA-Projekte zu sein.

Überraschend ist diese Entwicklung nicht, denn die Einführung von RPA verspricht attraktive Kosteneinsparungspotentiale, die sich in der Regel bereits nach 3-9 Monaten realisieren lassen. Zudem macht RPA es für Unternehmen attraktiv, bereits ausgelagerte Routinetätigkeiten wieder Inhouse von Software-Robotern erledigen zu lassen, da diese im Vergleich zum Offshoring zusätzliche Einsparpotentiale bieten. Potentiale, die natürlich auch Outsourcing-Unternehmen selbst zunehmend erschließen.

Software Roboter übernehmen regelbasierte Tätigkeiten

RPA ist oftmals eng verknüpft mit der Angst, den Arbeitsplatz zu verlieren und ruft entsprechenden Widerstand in der Organisation hervor. Viele Unternehmen, die RPA bereits erfolgreich einsetzen, kommunizieren daher auch nicht proaktiv. Sie wollen im Unternehmen keine Angst schüren, dass Arbeitsplätze bald von Robotern übernommen werden. Eine Angst, die jedoch aufgrund des aktuellen Fachkräftemangels eher unbegründet ist. Die Software-Roboter übernehmen lediglich einfache, regelbasierte und sich wiederholende Tätigkeiten. Sie sind nicht in der Lage, komplexe Entscheidungen zu treffen – hier sind der RPA-Technologie Grenzen gesetzt, die lediglich durch die Ergänzung um Künstliche Intelligenz weiter verschoben werden können. Durch den Einsatz von RPA erhalten Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und die Möglichkeit, attraktivere Aufgaben zu übernehmen. Zudem bietet RPA Unternehmen, die Probleme bei der Besetzung von freien Stellen haben, eine mögliche Alternative.

Voraussetzungen für RPA

Neben Sicherheitsbedenken gehören Probleme hinsichtlich Governance und Compliance zu weiteren Bedenken bei der Einführung von RPA, diese Aspekte sollten daher bei einer geplanten Einführung mit viel Fingerspitzengefühl adressiert werden. Die Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act (SOX) sowie der DSGVO sind nur einige der Sicherheitsanforderungen, die RPA-Lösungen erfüllen müssen. Hier ist Expertise und Know-How gefragt. Auch in Hinsicht auf die Governance verwischt die Grenze zwischen Mensch und Roboter immer mehr: Unternehmen, die Software-Roboter einsetzen, müssen sich Gedanken machen, wie sie ihre digitalen RPA-Arbeitskräfte managen. Dabei geht es analog zum Mitarbeiter-Lebenszyklus um den Software-Roboter-Lebenszyklus von der Erstellung über die Dokumentation der Leistung bis hin zu Schulungen und dem Löschen des Software-Roboters. Durch eine umfassende Prozessdokumentation und Prüfprotokolle für getroffene Entscheidungen können Unternehmen dafür sorgen, dass das „Wissen“ der menschlichen und robotischen Mitarbeiter nicht verloren geht.

RPA erfordert Know-How

Viele Unternehmen, die RPA einführen, greifen auf die Unterstützung externer Dienstleister zurück. Insbesondere wenn das interne RPA-Wissen nicht ausreicht, um erste Projekte erfolgreich umzusetzen und eine nachhaltige Basis für die Implementierung der Technologie zu legen. Es gibt mittlerweile verschiedene Anbieter im Markt, die eine professionelle Begleitung bei der Einführung von RPA bieten. Neben nachgewiesener Expertise und Know-How sollte bei der Auswahl des IT-Dienstleisters darauf geachtet werden, dass eine Partnerschaft auf Augenhöhe gewährleistet ist, damit dem Einführungsprojekt die erforderliche Aufmerksamkeit gewidmet wird.