Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung – das klingt nach Mammutprojekten, endlosen Abstimmungsrunden und erdrückender Komplexität. In der Praxis beginnt der Wandel jedoch oft ganz klein: mit einem einzigen, überschaubaren Prozess, der jedoch nicht unterschätzt werden sollte. Auch kleinere Aufgaben, die täglich anfallen, summieren sich schnell zu einem echten Ressourcenfresser.

Infektionsschutz trifft RPA: Der Einstieg des Kreises Paderborn

Der Kreis Paderborn zeigt, wie sich erfolgreiche Prozessautomatisierung nach und nach entwickelt. Die Pandemie wurde dabei zum Einstiegspunkt. Um die Flut an Meldungen effizient zu bewältigen, setzte Paderborn erstmals auf Robotic Process Automation – mit überzeugenden Ergebnissen.

Der Software-Roboter bearbeitete ca. 400 Meldungen pro Woche, womit zuvor vier Mitarbeiter beschäftigt waren. Er übernahm die monotonen und fehleranfälligen Dateneingaben, so dass sich Mitarbeiter des Gesundheitsamtes nur noch um Ausnahmefälle kümmern mussten.

Automatisieren der An- und Abmeldung von EU-Bürgern

Nach den ersten positiven Erfahrungen im Infektionsschutz hat sich der Kreis Paderborn entschieden, weitere Prozesse zu automatisieren, dieses Mal in der Ausländerbehörde. Ziel war es auch hier, die Teams zu entlasten und dem wachsenden Personaldruck gezielt entgegenzuwirken.

Die Entscheidung in Paderborn fiel schließlich auf den Prozess der An- und Abmeldung von EU-Bürgern. Die An- und Abmeldung ist ein relativ einfacher Prozess, der einem weitestgehend standardisierten Ablauf im Fachverfahren ADVIS folgt.

Der Prozess kommt häufig vor (ca. 200 Meldungen pro Monat), ist klar strukturiert und im Arbeitsalltag sind Mitarbeiter immer wieder mit der An- und Abmeldung beschäftigt – genau diese Kombination der drei Kriterien qualifiziert den Prozess als idealen Kandidaten für eine Automatisierung mit RPA.

Entlastung für die Ausländerbehörde in Paderborn

Der Software-Roboter bearbeitet die An- und Abmeldungen von EU-Bürgern genauso wie ein Sachbearbeiter: er meldet sich im System an, filtert offene Fälle heraus, prüft Daten und Zuständigkeiten, führt Abfragen durch, legt Vorgänge an oder verarbeitet sie weiter und dokumentiert alles sauber im System. Ein digitaler Assistent, der zuverlässig 24/7 arbeitet.

Das Ergebnis zeigt sich im Arbeitsalltag: Das Team in Paderborn verbringt weniger Zeit mit manueller Routinearbeit – und mehr mit den Fällen, die echtes menschliches Urteilsvermögen erfordern.

In konkreten Zahlen ausgedrückt: der Software-Roboter benötigt pro Vorgang im Durchschnitt ca. 3 Minuten, was einer Zeitersparnis von ca. 7 Minuten entspricht. Neben der schnelleren Bearbeitungszeit laufen die Prozesse stabil und ohne Flüchtigkeitsfehler ab, denn bei aller Monotonie ermüdet der Software-Roboter nicht, sondern folgt zuverlässig den festgelegten Abläufen.

Automatisierung braucht mehr als Technologie

Die technische Umsetzung der Automatisierung war keine große Hürde, das Thema Kommunikation war dabei jedoch von zentraler Bedeutung, wie Tessa Driller, Digitalisierungsbeauftrage, und Theresa Schilling, Digitalisierungsprojektleitung beim Kreis Paderborn, im Rückblick berichten: „Bei der Prozessautomatisierung ist es wichtig, alle beteiligten Stellen frühzeitig zu informieren, angefangen beim IT-Service bis hin zum Datenschutz. Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil, um das Projekt erfolgreich umzusetzen und Bedenken frühzeitig zu adressieren. Wenn die Mitarbeitenden Vertrauen in den Software-Roboter aufbauen und sehen, wie er das Team entlastet, ist der Weg geebnet für weitere Automatisierungsprojekte und komplexere Prozesse.“

Zu Beginn begegnen Mitarbeiter dem Software-Roboter in der Regel mit gesunder Skepsis und kritischen Fragen: Funktioniert die Automatisierung wirklich zuverlässig? Werden Ausnahmen korrekt behandelt? Mit jedem reibungslosen Durchlauf wächst das Vertrauen, bis der Bot schließlich zu einem normalen Teil des Arbeitsalltags wird. In Paderborn bedeutet das: die nächsten, komplexeren Prozesse stehen bereits auf der Agenda.

Welche Prozesse eignen sich für RPA?

Nicht jeder Prozess ist ein Kandidat für eine Automatisierung. Klare Kriterien zeigen, wo RPA seine größte Wirkung entfaltet. Besonders gut geeignet sind Prozesse, die:

• einen hohen Standardisierungsgrad haben, d.h. der Prozess läuft immer – mit einer geringen Ausnahmequote – nach denselben Regeln ab.
• einer klaren Entscheidungslogik folgen – jeder Schritt ist eindeutig definierbar, ohne Ermessensspielraum.
• sich häufig wiederholen: je öfter ein Prozess ausgeführt wird, desto größer der Automatisierungshebel.
• auf digitalen Daten beruhen, idealerweise ohne Medienbrüche wie Papier oder manuelle Eingaben.
• Systemwechsel erfordern – RPA spielt seine Stärke genau dort aus, wo Mitarbeiter zwischen vielen Anwendungen hin- und herwechseln müssen.
• stabil sind, so dass ihr Ablauf sich nicht ständig ändert. Änderungen, wie z.B. neue Formulare, Systemumstellungen oder Gesetzesänderungen erzeugen Wartungsaufwand beim Software-Roboter.
• manuell aufwendig sind – viele Klicks, Copy & Paste, lange Bearbeitungszeiten oder wachsende Rückstände sind ideale Einsatzgebiete für einen Software-Roboter.

Die individuelle Eignung der Prozesse hängt von der konkreten Gestaltung des Prozesses in der jeweiligen Verwaltung ab. Typische Quick Win-Prozesse in der öffentlichen Verwaltung haben eine geringe Komplexität und die Automatisierung des Prozesses bringt gleichzeitig einen hohen Nutzen, wie der obere rechte Quadrant in der folgenden Grafik zeigt:

Den richtigen Einstieg finden

Was uns Kundenprojekte immer wieder zeigen: Die Technologie ist selten das Problem. Die eigentliche Hürde lautet: Wo fangen wir sinnvoll an? Viele Verwaltungen haben eine lange Ideenliste, aber keine klare Priorisierung.

Das ist ein Risiko, das oft unterschätzt wird. Wer mit dem falschen Prozess startet, gefährdet nicht nur das Projekt, sondern auch das Vertrauen im Team – und das lässt sich nur schwer zurückgewinnen. Deshalb empfehlen wir vor dem Projektstart eine strukturierte Potenzialanalyse, etwa im Rahmen eines Discovery Workshops, um die richtigen Prozesse zu identifizieren, bevor es losgeht.

Genauso wichtig ist ein zweiter Grundsatz: Ein schlechter Prozess bleibt schlecht – auch nach der Automatisierung. Wer einen ineffizienten manuellen Ablauf einfach digitalisiert, automatisiert das Problem mit. Der richtige Weg führt deshalb über Analyse und Vereinfachung, erst dann lohnt sich die Automatisierung wirklich.

Klein starten, groß denken

Das Beispiel Paderborn macht deutlich: erfolgreiche Automatisierung beginnt nicht mit dem größten Prozess, sondern mit dem Richtigen. Wer mit überschaubaren, sorgfältig ausgewählten Projekten startet, erzielt schnell sichtbare Ergebnisse und schafft damit die Vertrauensbasis im Team, die es braucht, um später zu skalieren.

Die Erfahrungen aus Paderborn und anderen Verwaltungen zeigen, dass RPA nicht nur die Teams entlastet, es verkürzt Bearbeitungszeiten spürbar, und zwar rund um die Uhr. Davon profitieren Mitarbeiter und Bürger gleichermaßen.

Wo stehen Sie?

Vielleicht haben Sie bereits einen Prozess im Kopf, der Sie schon länger beschäftigt? Oder Sie vermuten, dass in ihren Prozessen noch viel Potenzial steckt, wissen aber nicht, wie ein sinnvoller Einstieg in die Automatisierung gelingen kann?

Genau dafür ist unser Discovery Workshop da: In einem strukturierten halben Tag analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse, identifizieren die vielversprechendsten Prozess-Kandidaten und zeigen Ihnen, wo schnelle Erfolge realistisch sind.