RPA-Discovery Workshop

In unserem Discovery-Workshop zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Robotic Process Automation (RPA) und anderen bedarfsgerechten Lösungen spürbare Entlastung in Ihrer Verwaltung schaffen. Entdecken Sie konkrete Automatisierungsmöglichkeiten – für schnellere Abläufe und mehr Servicequalität.

Jetzt zum Workshop anmelden

Für wen?

Fach- und Führungskräfte aus den Fachabteilungen der öffentlichen Verwaltung (Process Owner)
Prozessmanager
Digitalisierungsbeauftragte

Ziele

Verständnis für Prozessautomatisierung und Prozessdigitalisierung schaffen
praxisnahe Anwendungsfälle kennenlernen
typische Pain Points identifizieren und RPA-Ansätze aufzeigen
konkrete Automatisierungspotenziale in der eigenen Verwaltung entdecken

Format

Dauer: 5 Stunden
max. 15 Teilnehmer
vor Ort beim Kunden oder remote
(MS-Teams)

Gut zu wissen

Workshop-Teilnehmer sollten mit den Prozessen vertraut und in der Lage sein, diese zu beschreiben
Betrachtung verschiedener Prozesse (Prozess-Backlog), um Potenziale auszuschöpfen (Vollauslastung des Bots) und Skalierungseffekte zu nutzen
Input für Workshop: idealerweise vorab Dokumentation der Prozesse als Klickstrecke

Vorbereitung Workshop

Vorbereitung:
Um den Workshop effektiv zu gestalten, erhalten Sie im Vorfeld eine Checkliste per E-Mail. Diese können wir auf Wunsch im Rahmen eines kurzen virtuellen Abstimmungs-Calls gemeinsam durchgehen.

Zu folgenden Fragen benötigen wir Ihren Input, damit wir die richtigen Schwerpunkte setzen können:

Was ist Ihre Erwartungshaltung?
Welche Prozesse möchten Sie im Rahmen des Workshops besprechen?
Was sind Ihre aktuellen Herausforderungen? Wo bestehen Engpässe?
Grobe Übersicht der Prozessabläufe

Inhalte des Workshops

Einführung RPA

Was ist RPA und welche Relevanz hat es für den öffentlichen Dienst?
Pain Points in der öffentlichen Verwaltung
Vorstellung konkreter RPA-Cases (aus anderen Verwaltungen)

Prozesse in Ihrer Verwaltung identifizieren & bewerten (interaktiv)

Analyse der im Rahmen der Workshop-Vorbereitung gelisteten Prozesse nach RPA-Potenzial
Einführung in die Quick-Win-Matrix: Welche Prozesse sind geeignet?
Prozess-Potenziale bewerten (Assessment)

Governance, Datenschutz & Umsetzung

Was ist wichtig bei der RPA-Einführung?
Welche Kriterien sind bei der Toolauswahl zu beachten?
Berechtigungskonzepte und -möglichkeiten (Need-to-Know- Prinzip / Aufgabentrennung)
Datensicherheit & Datenschutz
Rolle und Bedeutung des Prozessmanagements

Klärung offener Fragen & Feedbackrunde

Ihr erster Automatisierungsfahrplan: Von der Idee zur Umsetzung – welche Schritte sind notwendig?
Stakeholder: Wer sollte wie und wann eingebunden werden? (IT, Datenschutz, Personalrat)
Zeitplan: Welcher Aufwand ist mit einer Automatisierung verbunden?
Kosten-/Nutzenabwägung:
- Was kostet ein Software-Roboter?
- Welche Zeitersparnisse sind realistisch? (Erfahrungswerte)
- Welche weiteren Nutzenaspekte spiele eine Rolle? (Bürger-/Mitarbeiterzufriedenheit, Qualitätsverbesserung, schnellere Reaktionszeiten, etc.)
Vorstellung unseres RPA-Begleitmodells: Beratung – Umsetzung – Betrieb
Nächste Schritte: Pilotierung & Projektstart

Das sagen unsere Kunden:

„Der gemeinsame Discovery Workshop hat uns sehr dabei geholfen, die für die Automatisierung geeigneten Prozesse zu identifizieren und zu priorisieren. Gerade beim Einstieg in das Thema RPA ist die intensive Auseinandersetzung mit den eigenen Prozessen unverzichtbar“.

Manuel Casper I Leitung Stabsstelle Digitalisierung I Amt für Informationstechnik und Digitalisierung, Rhein-Sieg-Kreis

Ihre Vorteile

Klarer Blick auf die RPA-Einsatzmöglichkeiten in Ihrer Verwaltung
Fahrplan für die nächsten Schritte Ihrer Prozessautomatisierung
Entscheidungsgrundlage für RPA-Initiativen
inklusive Nachbetreuung und Dokumentation (Checklisten, Templates und Zugang zu unserem RPA-Kompetenznetzwerk)
Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus erfolgreich umgesetzten RPA-Projekten in der öffentlichen Verwaltung