RPA: einfach und flexibel

Eine der innovativsten Technologien, die den Weg für den digitalen Wandel ebnet, ist Robotic Process Automation (RPA). RPA unterscheidet sich von traditionellen Automatisierungstechnologien vor allem durch die Flexibilität und die einfache Integration in bestehende Systeme.

Die Zukunft von RPA ist vielversprechend, denn durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) werden RPA-Systeme zunehmend intelligenter und leistungsfähiger.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was RPA ist, welche Vorteile es bietet und wie RPA zur digitalen Transformation Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Verwaltung beitragen kann.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ermöglicht, sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben durch Software Roboter – wie zum Beispiel Robin – zu automatisieren. Die Software Roboter imitieren dabei menschliche, manuelle Tätigkeiten am PC: sie können zum Beispiel eingehende E-Mails auslesen und an die Fachverantwortlichen weiterleiten, E-Mails erstellen und versenden, Daten extrahieren, verarbeiten und an verschiedene Systeme weiterleiten oder Reportingdaten extrahieren und zusammenstellen – und zwar ganz ohne menschliches Eingreifen.

Prozessautomatisierung mit RPA: Vorteile

In der öffentlichen Verwaltung liegt der Anteil der Tätigkeiten, die sich automatisieren lassen, bei ca. 60% (McKinsey Studie), in der Privatwirtschaft variiert dies je Branche (IAB-Studie). Zu den Vorteilen von RPA gehören:

Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung sich ständig wiederholender Aufgaben können nicht nur Personalkosten erheblich reduziert werden, sondern in Zeiten des Fachkräftemangels knappe Ressourcen effizient eingesetzt werden.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter können sich durch die Entlastung von monotonen Aufgaben auf die interessanteren und wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren.

Steigerung der Kundenzufriedenheit: Durch die schnelle und zuverlässige Erledigung von Anfragen erhalten Kunden schnellere Rückmeldungen. Zudem haben Mitarbeiter mehr Zeit, sich um komplexere Anfragen zu kümmern und sich auf die zwischenmenschliche Komponente im Kundenkontakt konzentrieren.

24/7 zuverlässig und genau : Software Roboter arbeiten rund um die Uhr, ohne Pausen und Urlaub, und führen zuverlässig die definierten Prozessschritte aus. Insbesondere bei der Verarbeitung von großen Datenmengen werden dadurch Flüchtigkeitsfehler vermieden.

Effizienzsteigerung: RPA erhöht die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Aufgabenabwicklung, da sich die Software Roboter exakt an die Prozessvorgaben halten. Prozesse, die mehrere Minuten oder Stunden dauern, können durch Software Roboter in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden.

Verbesserte Compliance: Automatisierte Prozesse minimieren die Fehlerquote und sorgen dafür, dass alle Prozessschritte konsistent und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften ausgeführt werden.

RPA-Anwendungs-beispiele

In jedem Unternehmensbereich gibt es PC-basierte Geschäftsprozesse, die standardisierten Regeln und Abläufen folgen und entsprechend Potenzial für eine Automatisierung bieten. Hierzu gehören u.a.:

• Finanzwesen: Erfassung, Prüfung und Buchung von Rechnungen, Durchführung von Zahlungen, Überwachen von Bankkonten, Abstimmung von Konten und Erstellung von Berichten, Erstellung und Verteilung von Finanzberichten

• Personalwesen: Onboarding-Prozesse, Gehaltsabrechnungen, Verarbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten

• Kundenservice: Antworten für Kundenanfragen (in Kombination mit Chatbots), Bearbeitung von Kundenanfragen und Tickets, Abwicklung von Rückerstattungen und Reklamationen, Sammlung und Auswertung von Kundenfeedback, Überwachung und Berichterstattung zu Service-Level-Vereinbarungen

• Supply Chain Management: Bestandsverwaltung, Bestellabwicklung, Bestandsmonitoring und Auslösen von Nachbestellungen, Verfolgung von Lieferungen und Sendungen, Abwicklung von Frachtbuchungen und -dokumentationen, Lagerplatzzuordnung, Planung und Optimierung von Transportwegen und -zeiten, Lieferantenreklamationen

• Vertrieb und Marketing: Erfassung und Pflege von Leads in CRM-Systemen, Erstellung und Versand von Angeboten, Routinekommunikation mit Kunden (z.B. E-Mail-Kampagnen), Erstellung von Verkaufs- und Marketingberichten

• IT und Support: Überwachung von IT-Systemen und -Infrastrukturen, Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen, Erfassung und Eskalation von IT-Störungen, Verteilung und Installation von Software-Updates und Patches

• Compliance: Überwachung von Compliance-Anforderungen und Berichterstattung, Erfassung und Analyse von Risikodaten, Verwaltung und Archivierung von rechtlichen Dokumenten

• Produktion und Fertigung: Planung und Nachverfolgung von Produktionsprozessen, Datenerfassung und Analyse für Qualitätskontrollen, Planung und Nachverfolgung von Wartungsarbeiten, Materialbedarfsplanung und Bestandsverwaltung

RPA-Success Stories

Zur Bewältigung der bis zu bis zu 1.500 täglichen Infektionsmeldungen während der Corona Pandemie hat sich der Ostalbkreis entschieden, einen Attended Bot einzusetzen und die Fallerfassung zu automatisieren. Die Bearbeitung der Corona-Meldungen wurde innerhalb von nur 4 Tagen mit RPA automatisiert. Der Schwerpunkt wurde dabei auf die Fallerfassung von Covid-19, der Influenza sowie dem meldepflichtigen RS-Virus gelegt. 

Der Software Roboter liest die eingehenden Infektionsmeldungen aus, prüft anhand eines definierten Scoring-Verfahrens, ob für die Person bereits ein Datensatz im System angelegt ist und legt diesen ggf. neu an. Er verarbeitet alle relevanten Informationen in der Fachanwendung Octoware und ergänzt die für den Infektionsschutz erforderlichen Daten. Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 90 Sekunden pro Meldung kann der Software Roboter bis zu 1.000 Meldungen pro Tag bearbeiten, da er 24/7 im Einsatz ist. Im Winterhalbjahr führt dies bei einem mittleren Fallaufkommen zu einer Zeitersparnis von ca. 6 – 7 Stunden pro Arbeitstag.

Weitere Anwendungsbeispiele und Einblicke in unsere Kundenprojekte finden Sie hier.

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