Workflow Analytica 2024: Besuchen Sie uns!

Branchentreff der Workflow-Analysten

Aequitas Software und
cimt ag – ein starkes Team

Am 25. April ist es wieder soweit, die Workflow Analytica 2024 öffnet im Colosseum Berlin ihre Türen für alle Workflow-Interessierten. Die Besucher erwarten zwei abwechslungsreiche Tage mit interaktiven Vorträgen, Special Events, Austausch von Wissen und Praxiserfahrungen sowie Gelegenheit zum Networking. Im Fokus des Kongresses steht das integrierte Management von Geschäftsprozessen und IT.

Ebenso wie im letzten Jahr sind wir auch in diesem Jahr mit unserem Partner, der cimt ag, mit einem gemeinsamen Messestand auf dem Kongress vertreten. Schauen Sie gerne mal vorbei!

Die Kooperation zwischen der cimt ag und Aequitas Software besteht bereits seit 2021. Das Dienstleistungsportfolio beider Unternehmen ergänzt sich ideal, insbesondere im Zusammenspiel zwischen Workflow Management und RPA. Mit unserer Expertise im Bereich RPA können wir gemeinsam mit der cimt ag Lösungen für Workflow Automation aus einer Hand anbieten.

Workflow Analytica 2024: Das Programm

Auf der Workflow Analytica erwarten Sie spannende Themen und Vorträge, unter anderem:

  • interaktive “No-Managers” Vorträge mit Fallstudien und inspirierenden Keynotes
  • praxisrelevante Einblick in modernste Verfahren, Techniken und Technologien für die umfassende Steuerung von Geschäftsabläufen
  • aktuelle Branchentrends und Entwicklungen
  • AnalyticaNight: Austausch, Networking und Live-Musik
  • Philip Joschko, Senior Business Analyst bei der cimt AG, hält einen Vortrag zum Thema „Simulation als Methode zur Prozessanalyse“. Ziel der Prozesssimulation ist der strategische Vergleich von Alternativen bereits vor der Implementierung, um effiziente Geschäftsprozesse sicherzustellen.

Mehr Infos zum Event und Tickets erhalten Sie hier: https://workflow-analytica.eu/

Sehen wir uns in Berlin? Jetzt Ticket sichern!

Simulation als Methode zur Prozessanalyse

In seinem Vortrag erläutert Philip Joschko, Senior Business Analyst bei der cimt AG, die Voraussetzungen für erfolgreiche Simulationsstudien an BPMN-Modellen und die notwendigen Schritte. Fokus ist die Analyse von KPIs wie Durchsatz, Kosten oder Ressourcenauslastung.

Die nachhaltige Verbesserung von Prozessen erfordert ein tiefes Verständnis für die aktuellen Abläufe. Eine Prozessdokumentation basierend auf BPMN bietet zunächst eine statische Sicht. Strategische Überlegungen basieren aber auf der Analyse von Daten und KPIs, wie Durchsatz oder Kosten. Während diese für einen bestehenden Ist-Prozess bekannt sein dürften, fehlen diese für mögliche Soll-Prozesse. Ziel der Simulation ist es, diese Lücke zu schließen.

Schon beim Entwurf von Prozessalternativen sind mit dieser Analysemethode Einblicke in zu erwartende Durchlauf- und Wartezeiten und Prozesskosten möglich. Eine präzise Identifikation von Ineffizienzen und Ressourcenengpässen (Bottlenecks) sind für die Entwicklung effektiver Lösungsstrategien zusätzlich notwendig. Dies ermöglicht es, vor der tatsächlichen Implementierung verschiedene Optimierungsstrategien zu bewerten und fundierte Entscheidungen für effizientere und kosteneffektivere Geschäftsprozesse zu treffen.

Der Vortrag erläutert den methodischen Ansatz stochastischer Simulation und stellt ein mögliches Tool-Set basierend auf BPMN 2.0 und Camunda anhand eines Beispiel-Prozesses vor. Thematisiert werden die Voraussetzungen zur erfolgreichen und zielführenden Simulation von Geschäftsprozessen, ebenso wie die notwendigen Schritte der Parametrierung. Er gibt Hinweise zu den zu erwartenden Ergebnissen und ihrer möglichen Aufbereitung und Interpretation.

Interessiert? Seien Sie live dabei, am 26. April um 15.30 Uhr!

Über die cimt ag

Die cimt ag ist ein international agierendes IT-Beratungsunternehmen, das sich auf die Schwerpunkte Digitalisierung, Data Management und Business Analyse spezialisiert hat und bereits seit 2014 Camunda-Gold Partner ist. Im Bereich Prozessautomatisierung verfügt unser Kooperationspartner über umfassende Erfahrung im Bereich Human Workflow Management und High-Speed-Verarbeitung in Dunkelverarbeitung.

WorkflowAnalytica 2023
+++ 25./26. April in Berlin+++
Workflow Analytica 2024

Besuchen Sie uns auf unserem gemeinsamen Messestand mit der cimt ag – wir freuen uns auf einen spannenden Austausch!

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„Mit Reifegrad 3 haben wir ein wichtiges Etappenziel erreicht“

Digitalisierung im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)

Digitales Gesundheitsamt 2025

Im Rahmen der Initiative „Digitales Gesundheitsamt 2025“ sind Gesundheitsämter gefordert, wesentliche digitale Strukturen und Prozesse aufzubauen und digitale Angebote bereitzustellen. Das Gesundheitsamt Ostalbkreis, das mit seinen ca. 60 Mitarbeitern im ländlichen Baden-Württemberg angesiedelt ist, hat seine digitale Reise bereits Anfang 2023 durch ein RPA-Projekt im Rahmen des Corona-Infektionsschutzes gestartet.

Ende 2023 hat das Amt jedoch beschlossen, das Thema gezielt anzugehen und ein Projekt zur Prozessdigitalisierung ins Leben gerufen. Knapp 4 Monate später steht das Amt nun an der Schwelle zum digitalen Reifegrad 3, dem geforderten Mindestreifegrad bis 2025. Das Ergebnis ist für das Amt jedoch lediglich ein Etappenziel.

Warum das so ist und wie dem Gesundheitsamt der Digitalisierungssprint gelungen ist, berichtet Michael Mundt, Projektmanager Digitalisierung Ostalbkreis, im Interview.

Bild: Michael Mundt (Projektmanager Digitalisierung beim Ostalbkreis) (li.) und Frank Coërs (Geschäftsführer Aequitas Software), blicken auf einen erfolgreichen Digitalisierungssprint zurück

Von Reifegrad 0 auf 3 in wenigen Wochen

Das Gesundheitsamt Ostalbkreis hat es innerhalb weniger Wochen geschafft, bei der Prozessdigitalisierung von Reifegrad 0 auf 3 zu kommen. Wie ist das gelungen?

Michael Mundt: „Ein wesentlicher Faktor war hierbei die externe Unterstützung durch das Team der Affinity und Aequitas Software, das uns bereits in Automatisierungsprojekten im Rahmen des Infektionsschutzes während der Corona Pandemie begleitet hat. Die Entscheidung für externe Unterstützung hatte mehrere Gründe. Zum einen verfügten wir über keine geeignete Software, um Prozesse professionell zu modellieren und deren Automatisierungspotential zu erfassen. Und zum anderen mangelte es natürlich an zeitlichen Ressourcen. Für die Automatisierung ist es ja von allergrößter Wichtigkeit, das Automatisierungspotenzial der einzelnen Prozesse einzuschätzen, was intern schwierig gewesen wäre.

Durch unsere externen Berater haben wir einen in meinen Augen unverzichtbaren Blick von außen auf unsere Prozesse bekommen. Denn ohne jeden Zweifel haben wir natürlich während der Corona-Pandemie prozessual gesehen an der einen oder anderen Stelle „etwas Speck angesetzt“ und so oftmals Prozessschleifen akzeptiert, die nicht sinnvoll sind.

Durch die externe Unterstützung haben wir zudem die Umsetzung spürbar beschleunigen und das Projekt in 4 Monaten realisieren können. Ansonsten hätten wir sicherlich 6-9 Monate gebraucht, da das Tagesgeschäft und viele andere Projekte unsere zeitlichen Ressourcen stark limitieren.“

Der Fokus muss auf den Standardprozessen liegen

Was sind Ihre wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt?

Michael Mundt: „Mit einem effektiven Prozessmanagement kann man sehr viele Potenziale erschließen – das ist eine der zentralen Erkenntnisse für uns als Gesundheitsamt. Der Nutzen für die Verwaltung ist jedoch sehr begrenzt, wenn man die bestehenden Prozesse lediglich modelliert, denn dadurch verschenkt man das eigentliche Potenzial.

Wir haben zu Projektstart gemeinsam mit unseren externen Beratern die Prozesse genau analysiert und versucht, sie bestmöglich zu optimieren – erst danach haben wir mit der Prozessmodellierung begonnen. Viele unserer Prozesse waren nicht optimal aufgestellt, da haben wir an vielen Stellen verschlanken können. Die Automatisierung macht erst dann Sinn, wenn die Prozesse optimal aufgestellt sind.

Bei der Automatisierung kommt es darauf an, den roten Faden zu finden und im Blick zu behalten. Das bedeutet konkret, sich auf die regelbasierten Standardprozesse zu konzentrieren, die 80-90% des Volumens ausmachen. Es ist nicht zielführend, sich auf die Ausnahmen zu konzentrieren, die natürlich in allen Prozessen auftauchen. Wir haben konsequent die Ausnahmen in der manuellen Bearbeitung belassen, denn der Aufwand, diese Ausnahmen zu automatisieren, steht in keinem Verhältnis zum Nutzen.“

Reifegrad 3 ist ein Etappenziel

Was sind die nächsten geplanten Schritte in Sachen Digitalisierung?

Michael Mundt: „Unser Ziel war es, bei der Prozessdigitalisierung auf den in 2025 erforderlichen Grad 3 zu kommen – das haben wir bereits erreicht, wobei unser Ziel ambitionierter ist als die Mindestanforderungen. Wir planen, ein in weiten Teilen digitalisiertes und automatisiertes Gesundheitsamt zu werden.

Themen wie Corporate Digital Responsibility, Datenschutz, Compliance und Green IT rücken auch in der öffentlichen Verwaltung immer mehr in den Fokus. Wir setzen uns gedanklich damit bereits intensiv auseinander, um neue Prozesse direkt digital umzusetzen.“

Aequitas Software: Erleben Sie die digitale Verwaltung der Zukunft

Möchten Sie noch mehr über die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung in der öffentlichen Verwaltung erfahren? Das Team der Aequitas Software beschäftigt sich intensiv mit der Digitalisierung und Automatisierung im öffentlichen Dienst mit Schwerpunkt auf der Digitalisierung im ÖGD.

In unserem kurzen Videoclip sehen Sie, wie die digitale Verwaltung der Zukunft aussehen könnte – schauen Sie gerne mal rein und lassen sich inspirieren:

„Wer nicht digitalisiert, verliert“

Digitalisierung im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)

Das Gesundheitsamt Ostalbkreis setzt auf RPA

Im Rahmen des Covid-19-Infektionsschutzes waren mehr als 50 Mitarbeiter des Gesundheitsamtes im Ostalbkreis mit der täglichen Erfassung und Verarbeitung von Corona-Fallmeldungen ausgelastet. Um auf zukünftige Infektionswellen besser vorbereitet zu sein, setzt das Gesundheitsamt im Ostalbkreis auf Robotic Process Automation (RPA) und die Unterstützung von Robin, dem Software Roboter der Aequitas Software.

Im Interview berichtet Michael Mundt, welche Bilanz der Ostalbkreis ein halbes Jahr nach der RPA-Einführung zieht. Als Projektkoordinator und Projektmanager Digitalisierung ist er seit August 2022 im Gesundheitsamt Ostalbkreis tätig. Darüber hinaus ist er Mitglied in den Landesprojektgruppen Einschulungsuntersuchung, Prozessmanagement und Künstliche Intelligenz (KI).

Bild: Michael Mundt (Projektmanager Digitalisierung beim Ostalbkreis) (li.) und Frank Coërs (Geschäftsführer Aequitas Software) im Gespräch

Automatisierte Erfassung der Infektionsmeldungen

RPA Aequitas Software

Warum hat sich der Ostalbkreis für die Einführung von RPA entschieden?

Michael Mundt: „Während der Corona-Pandemie stand das Gesundheitsamt Ostalbkreis vor der Herausforderung, täglich mehrere hundert bis zu über tausend Infektionsmeldungen zu bearbeiten. Die Fallerfassung war extrem personalintensiv, so dass wir regelmäßig auf externe Kräfte zurückgreifen mussten.

Unser Ziel ist es, zukünftige Infektionswellen, zu denen unter anderem die jährliche Grippewelle zählt, effizienter zu managen. Aus diesem Grund haben wir uns mit der Möglichkeit beschäftigt, ob und wie wir das Erfassen und Verarbeiten von Infektionsmeldungen automatisieren können.

Robotic Process Automation ist für uns aus heutiger Sicht die Lösung, die am besten zu unseren Bedürfnissen passt. Seit Mai setzen wir einen Attended Bot im Gesundheitsamt ein, der durch eine Mitarbeiterin dann gestartet wird, wenn er gebraucht wird. Zukünftig planen wir, für mindestens drei verschiedene Krankheiten mit parallel verlaufendem Infektionsgeschehen die Fallerfassung komplett mit RPA zu automatisieren.“

Was genau macht der Software Roboter?

Michael Mundt: „Er liest zunächst einmal die eingehenden Infektionsmeldungen aus. Anhand eines festgelegten Scoring-Verfahrens prüft er dann bei jeder Infektionsmeldung, ob für die Person bereits ein Datensatz im System angelegt ist. Ist das nicht der Fall, legt der Software Roboter einen neuen Datensatz an. Liegt bereits ein Datensatz vor, prüft er, wie lange die Erstinfektion zurückliegt. Sind mehr als 30 Tage vergangen, liegt eine Neuinfektion vor und er legt einen neuen Fall an.“

Verarbeitung von bis zu 1.000 Infektions-meldungen täglich

Welche Vorteile bietet RPA?

Michael Mundt: „Die Einführung von RPA war schnell möglich – die Bearbeitung der Meldungen wurde innerhalb von nur vier Tagen vollautomatisiert. Das war ein wichtiges Entscheidungskriterium, denn im Herbst stehen neue Grippewellen bevor. Wir haben dabei den Schwerpunkt auf die Fallerfassung von Covid-19, der Influenza sowie dem nun meldepflichtigen RS-Virus gelegt. 

Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 90 Sekunden pro Meldung kann der Software Roboter täglich bis zu 1.000 Infektionsmeldungen bearbeiten, da er rund um die Uhr im Einsatz ist. Mit Blick auf die Erfahrungswerte aus der Corona-Pandemie sind wir damit auch bei einem dynamischen Infektionsgeschehen sehr gut aufgestellt.

Zudem hat sich durch RPA die Qualität der Datenerfassung verbessert. Zuvor hat ein Team von 50 Mitarbeitern die Dateneingabe übernommen, wobei es immer wieder feine Unterschiede bei der Eingabe gab. Jetzt folgt der Software Roboter einem Standardprozess, so dass jede Eingabe absolut einheitlich erfolgt.“

Werden alle Infektionsmeldungen automatisiert verarbeitet?

Michael Mundt: „Meldungen, die über das Demis-Meldesystem eingehen, arbeitet unser Software Roboter automatisiert ab. Wenn ein Labor oder eine Arztpraxis jedoch eine Meldung per Fax oder Brief schickt, muss diese noch manuell bearbeitet werden. Dies ist jedoch eine wichtige Lesson Learned aus der Corona-Pandemie: Das Demis-Meldesystem wird kontinuierlich weiter ausgebaut, so dass der Anteil der manuellen Meldungen zukünftig hoffentlich weiter zurückgehen wird.“

Zeit für Kernaufgaben und Fallanalysen

Ist das Gesundheitsamt durch RPA für zukünftige Infektionswellen gut vorbereitet?

Michael Mundt: „Ja, dank RPA sind wir deutlich besser und nachhaltiger aufgestellt. Infektionsmeldungen müssen innerhalb von 24 Stunden erfasst werden – während der Corona-Pandemie waren deutschlandweit viele Gesundheitsämter substantiell mit der Erfassung der Infektionsmeldungen im Rückstand, weil sie das Volumen schlichtweg nicht bewältigen konnten. Durch RPA können wir unseren gesetzlichen Auftrag auch in extremen Peaks erfüllen. Bei zukünftigen Infektionswellen müssen wir uns keine Sorgen mehr machen, wie wir die Daten zeitnah in die Fachanwendungen bekommen.“

Wie hat sich die Arbeit der Mitarbeiter durch RPA verändert?

Michael Mundt: „Die Mitarbeiter kümmern sich verstärkt um ihre eigentliche Kernaufgabe im Rahmen des Infektionsschutzes, der Fallanalyse. Sie fragen bei Betroffenen nach, um die Situation besser einschätzen zu können, und leiten bei Bedarf Maßnahmen im Rahmen des Infektionsschutzes ein, wie z.B. Quarantäne. Für diese Aufgaben ist während der Pandemie viel zu wenig Zeit geblieben und nur Dank externer Mitarbeiter konnte das Aufgabenpensum erfüllt werden“.

Digitalisierung im ÖGD: KI und CDR stehen auf der Agenda

Wie sehen die weiteren Digitalisierungspläne des Ostalbkreises aus?

Michael Mundt: „Im nächsten Jahr stehen die Themen Chatbot und Videobot im Zuge einer Landeslösung ganz weit oben auf unserer Agenda. Während der Corona-Pandemie war unsere Hotline mit bis zu 15 Mitarbeitern besetzt, da es in der Bevölkerung viele Fragen gab. Viele dieser Fragen waren ähnlich, 2/3 oder mehr dieser Fragen könnten daher durch einen Bot schnell und zuverlässig beantwortet werden.“

Wie wichtig ist das Thema KI für den Ostalbkreis?

Michael Mundt: „Sehr wichtig! Ich gehöre seit September einer Arbeitsgruppe „Anforderungsmanagement“ an: Unsere Aufgabe ist es, den Blick weit in die Zukunft zu richten und zu identifizieren, welche technischen Entwicklungen in den nächsten 3-5 Jahren im Gesundheitsamt eine Rolle spielen könnten, Schwerpunkt ist dabei natürlich KI.“

Welche weiteren Schwerpunkte setzen Sie?

Michael Mundt: „Das komplexe Thema „Nachhaltigkeit“ wird in Zukunft vollkommen zurecht immer dominanter werden. Dabei geht es nicht nur um die ökologische Nachhaltigkeit, sondern ergänzend auch um ökonomische und soziale Nachhaltigkeit. Digitalisierung und Nachhaltigkeit dürfen in Zukunft keine Gegensätze mehr sein, sondern müssen vielmehr eine Einheit bilden. Das Stichwort lautet hier Corporate Digital Responsibility (CDR).

Da sich die Gesundheitsämter auch in Zukunft in einem herausfordernden und disruptiven Umfeld bewegen werden, ist eines dabei schon heute sicher: Wer nicht digitalisiert, verliert!

Möchten Sie noch mehr über die Möglichkeiten von RPA in der öffentlichen Verwaltung erfahren? Dann lesen Sie einfach noch etwas weiter ….

Aequitas Software: Erleben Sie die digitale Verwaltung der Zukunft

Das Team der Aequitas Software beschäftigt sich intensiv mit der Digitalisierung und Automatisierung im öffentlichen Dienst mit Schwerpunkt auf der Digitalisierung im ÖGD.

In unserem kurzen Videoclip sehen Sie, wie die digitale Verwaltung der Zukunft aussehen könnte – schauen Sie gerne mal rein und lassen sich inspirieren:

PDT-Bewertungsverfahren: Empfehlung für RPA mit Robin!

Robin erweitert Tools für den Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)
PDT Zertifizierung Aequitas Software

Robin für den Einsatz im öffentlichen Gesundheitswesen empfohlen

Wir haben es geschafft! Die Prozessautomatisierung mit Robin hat das Bewertungsverfahren des Projektbüros für digitale Tools (PDT) erfolgreich durchlaufen und ist somit für den Einsatz im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) geeignet.

Das PDT wird von der Europäischen Union gefördert und ist bei der Akademie für Öffentliches Gesundheitswesen angesiedelt. Zwei Beiräte begleiten das Bewertungsverfahren mit ihrer fachlichen und technischen Expertise.

Die begehrte PDT-Empfehlung für den Einsatz im Öffentlichen Gesundheitswesen (ÖGW) ist ein wichtiger Meilenstein für das Team der Aequitas Software. Im Rahmen des zweistufigen Bewertungsverfahrens haben wir gezeigt, dass die Prozessautomatisierung mit unserem Software Roboter Robin alle wichtigen Anforderungen an die Tools für das ÖGW erfüllt:

Referenzen: „Robin arbeitet schnell und zuverlässig“

Voraussetzung für die Bewertung und Empfehlung sind mindestens zwei Pilotierungsphasen in Gesundheitsämtern. Da unser erfahrenes RPA-Team auch im öffentlichen Gesundheitswesen bereits einige Projekte umgesetzt hat, konnten wir diese Anforderung leicht erfüllen.

Robin ist bereits bundesweit in Gesundheitsämtern im Einsatz und entlastet dort die Mitarbeiter von monotonen Aufgaben, wie z.B. hier:

Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von ca. 90 Sekunden pro Meldung kann Robin bis zu 1.000 Meldungen pro Tag bearbeiten, da er 24/7 im Einsatz ist. Und zwar ohne Flüchtigkeitsfehler zu machen, die bei der Übertragung großer Datenmengen sonst schnell passieren können.

RPA-Projekte mit Kundenfokus

Wir freuen uns sehr über die Bewertung und Empfehlung des PDT, die bestätigt, dass wir bei der Implementierung unserer RPA-Lösung höchste Standards einhalten. In unseren Projekten legen wir großen Wert auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden, um ihre spezifischen Bedürfnisse zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.

Unser erfahrenes Team aus RPA-Consultants, Entwicklern und Innendienst arbeitet Hand in Hand, um Projekte effizient zu planen, zu überwachen und abzuschließen. Durch klare Kommunikation und Transparenz stellen wir sicher, dass unsere Kunden jederzeit den Überblick behalten und sich in den Entwicklungsprozess einbringen.

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Wir sagen danke!

Unsere erfolgreiche PDT-Bewertung ist das Ergebnis einer tollen Zusammenarbeit. Daher sagen wir „Danke!“ an alle Kunden für das Vertrauen, das sie in uns setzen. Und danke an das AQS-Team für den tollen Einsatz – und das schließt natürlich auch und ganz besonders unseren Robin ein!

Workflow Analytica: Besuchen Sie uns!

DER Kongress für Workflow Analysten
WorkflowAnalytica 2023

Workflow Analytica: Aequitas Software und
cimt ag – ein starkes Team!

Am 27./28. April ist es soweit, die Workflow Analytica 2023, der erste Kongress für Workflow-Analysten, findet in Berlin statt. Wir freuen uns sehr, gemeinsam mit der cimt ag dabei zu sein! Neben unserem Vortrag sind wir auch mit einem gemeinsamen Messestand vertreten.

Die Kooperation zwischen der cimt ag und Aequitas Software besteht bereits seit 2021. Das Dienstleistungsportfolio beider Unternehmen ergänzt sich ideal, insbesondere im Zusammenspiel zwischen Workflow Management und RPA. Mit unserer Expertise im Bereich RPA können wir gemeinsam mit der cimt ag Lösungen für Workflow Automation aus einer Hand anbieten.

Workflow Analytica 2023: Das erwartet Sie

Auf der Workflow Analytica erwarten Sie spannende Themen und Vorträge:

  • Interaktive “No-Managers” Vorträge mit Fallstudien
  • 22 Referenten mit spannenden Themen für Workflow-Experten
  • Pawel und Benil von der Aequitas Software präsentieren das Thema „Mit RPA und Camunda den Automatisierungsgrad in der öffentlichen Verwaltung steigern“
  • Coole Location im Herzen von Berlin
  • Willkommens-Abend und die bereits jetzt legendäre AnalyticaNight
  • Mehr Infos zum Event und Tickets erhalten Sie hier: https://workflow-analytica.eu/

Sehen wir uns in Berlin?

Unser Vortrag: Maximale Prozess-Automatisierung mit RPA und Camunda

In unserem Vortrag zeigen wir Ihnen anhand aktueller Anwendungsbeispiele im öffentlichen Sektor, wie Sie die digitale Reise sinnvoll gestalten können. Erfahren Sie außerdem, wie Sie BPMN durch RPA auf ein neues Level der Digitalisierung bringen!

In unserem Ausblick erörtern wir Synergien mit technologischen Werkzeugen, z.B. LowCode/NoCode, und geben Ihnen Handlungsempfehlungen für die Praxis.

WorkflowAnalytica 2023

Pawel: Speaker auf der Workflow Analytica

Nach seinem Studium der Wirtschaftsinformatik hat Pawel, Head of IT-Experts bei der Aequitas Software, sich 2008 als Consultant in den Bereichen Java-Entwicklung und BPMN etabliert. Neben verschiedenen BPMN-Projekten hat er sich mit der Integration Suite der Software AG/WebMethods beschäftigt. Seine Projekterfahrung reicht von der Anbindung mehrerer tausend Kassen an ein SAP-System (Einzelhandel) bis hin zum BPMN-Prozess zur Modernisierung einer Mobilfunk-Infrastruktur.

In den letzten 5 Jahren hat er sich zudem verstärkt auf BPMN-Projekte mit Camunda konzentriert, z.B. im Rahmen der Dunkelverarbeitung in der Versicherungsbranche. Durch die Vielzahl an unterschiedlichen Automatisierungs-Projekten verfügt Pawel über eine hohe fachliche Expertise und einen breiten Erfahrungsschatz.

Benil: Speaker auf der Workflow Analytica

Benil , Sales Director der Aequitas Software, hat seinen beruflichen Werdegang in der Unternehmensberatung gestartet. Seine Beratungsschwerpunkte lagen zunächst in den Bereichen Business Intelligence und Business Analytics, später auch im Bereich der Prozessoptimierung. Seit mehr als 6 Jahren unterstützt er Unternehmen und öffentliche Institutionen dabei, das Thema Prozessautomatisierung erfolgreich umzusetzen.

Neben der Beratung unterstützt er auch gerne in der Entwicklung, denn beides liegt ihm am Herzen. In den letzten 2 Jahren hat Benil im Rahmen der Corona-Pandemiebekämpfung Städte, Kommunen und Gesundheitsämter dabei unterstützt, ihre Digitale Transformation mit Fokus auf der Prozessautomatisierung zu gestalten.

WorkflowAnalytica 2023_3

Besuchen Sie uns auf der Workflow Analytica 2023 in Berlin – wir freuen uns auf Sie!

Über die cimt ag

Die cimt ag ist ein international agierendes IT-Beratungsunternehmen, das sich auf die Schwerpunkte Digitalisierung, Data Management und Business Analyse spezialisiert hat und bereits seit 2014 Camunda-Gold Partner ist. Im Bereich Prozessautomatisierung verfügt unser Kooperationspartner über umfassende Erfahrung im Bereich Human Workflow Management und High-Speed-Verarbeitung in Dunkelverarbeitung.

WorkflowAnalytica 2023
+++ 27./28. April in Berlin+++
Workflow Analytica 2023

Besuchen Sie uns auf unserem gemeinsamen Messestand mit der cimt ag und lernen Sie unsere Speaker Pawel und Benil persönlich kennen – wir freuen uns auf einen spannenden Austausch!

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N54°03’03 W130°28’02 – das ist unser Beitrag

Wir helfen, den Misty Forest zu schützen
Aequitas Software Misty Forest

Unsere Wildnis-Patenschaft

Bei Aequitas Software sind wir uns bewusst, dass wir als Unternehmen auch eine Verantwortung für unsere Umwelt tragen. Aus diesem Grund unterstützen wir unter anderem die Entwicklung der elektronischen Unterschrift, durch die in Unternehmen der Papierverbrauch spürbar reduziert wird.

Doch wir möchten gerne mehr tun – und haben das AQS-Team um Vorschläge gebeten, wie wir unseren Beitrag zum Umweltschutz gestalten wollen. Die Entscheidung war eindeutig: durch unsere Spende möchten wir als Team einen Beitrag dazu leisten, den Misty Forest und seine Artenvielfalt zu schützen.

Haben Sie schonmal vom Misty Forest gehört? Es ist ein ganz besonderer Ort: voller Leben und Vielfalt in Hinsicht auf Tier- und Pflanzenarten, die einen wichtigen Teil unseres Planeten darstellen. Das Naturschutzgebiet befindet sich auf Porcher Island im Nordwesten British Columbias. Mit seinen Wäldern und Hochmooren bietet es einen Lebensraum für seltene Küstenwölfe, Weißkopfseeadler, Fischotter, Schwarzwedelhirsche und Seesterne.

Wilderness International ist eine Non-Profit-Organisation, die sich dem Schutz bedrohter Wildtiere und ihrer Lebensräume verschrieben hat, so wie dem Misty Forest. Durch ihre Arbeit trägt die Organisation dazu bei, die Artenvielfalt auf unserem Planeten zu erhalten und zu fördern.

Mit unserer Spende möchten wir ein Zeichen setzen – gemeinsam können wir eine bessere Zukunft für unseren Planeten schaffen!

N54°03’03 W130°28’02 – das sind die Koordinaten des 1.000 m2 temperierten Primärregenwaldes, den wir zukünftig mit unserer Wildnis-Patenschaft bewahren. 60.000 kg CO2 bindet der Wald auf dieser Fläche in seiner Biomasse. Unser Beitrag verändert zwar nicht die Welt, aber es ist ein Anfang!

Was ist RPA?

News 01/2023 – Aequitas Software
RPA Aequitas Software

Prozesse automatisieren

Robotic Process Automation – kurz RPA – ist eine Softwarelösung, die das Automatisieren IT-basierter Geschäftsprozesse ermöglicht. Prozesse, die oft wiederholt werden und dabei einem Standardablauf folgen, eignen sich hierfür ideal. Klassische Einsatzgebiete für RPA sind die Verarbeitung von Daten aus unterschiedlichen Quellen, wie z.B. E-Mail, MS-Excel und Unternehmensportalen sowie die Migration von Daten. Selbst eine automatisierte Genehmigung von Anträgen ist möglich, wenn die dafür relevanten Kriterien klar definiert werden.

Die Software Roboter interagieren dabei mit Portalen, Apps, internen Anwendungen, Websites und anderen Schnittstellen über Hardware-Inputs oder simulierte Eingaben. Bei der Datenmigration zwischen zwei Systemen bilden sie eine Brückenfunktion.

Was machen Software Roboter?

Software Roboter imitieren in den Abläufen den menschlichen Anwender. Sie führen alle definierten Aufgaben im System durch, die ihre menschlichen Kollegen zuvor manuell durchgeführt haben. Sie prüfen und vergleichen Dateneingaben, kopieren Datensätze und übertragen sie in ein anderes System, navigieren durch verschiedene Programm- und Menüpunkte und vieles mehr.

Der Vorteil von RPA liegt darin, dass Software Roboter in der Lage sind, die Arbeitsprozesse deutlich schneller zu durchlaufen als ihre menschlichen Kollegen. Sie benötigen keine Pausen und sind rund um die Uhr einsetzbar. Die Geschwindigkeit, mit der der automatisierte Prozess abläuft, wird natürlich auch durch die Zielanwendung beeinflusst.

Robin – Software Roboter der Aequitas Software

Wir haben bei der Aequitas Software seit 3 Jahren unseren Software Roboter Robin im Einsatz, der uns in vielen täglichen Routineaufgaben entlastet. Angefangen bei der Bearbeitung von Rechnungen über unser Veranstaltungsmanagement bis hin zur Datenübertragung bei größeren Datenmengen. Auch wenn es bei RPA keine physischen Roboter gibt, haben wir RPA mit Robin ein Gesicht gegeben.

In unserem RPA-Erklärvideo zeigt Robin, wie RPA in der Praxis funktioniert und was er im Einsatz bei unseren Kunden im Gesundheitsamt aktuell leistet.

Video: Robin im Einsatz im Gesundheitsamt

 

Regeln für eine erfolgreiche RPA-Einführung

Es gibt einige wichtige Faktoren, die es zu beachten gilt, damit die RPA-Implementierung gelingt. Zum Beispiel sollte der zu automatisierende Prozess selten verändert werden. Denn jede Änderung im Prozessablauf erfordert auch eine Anpassung der Automatisierung, d.h. der Software Roboter muss dem neuen Ablauf angepasst werden.

Wichtig ist zudem, dass der Prozessablauf keinen Störungen unterliegt. Dabei können auch kleine Störungen, auf die wir Menschen intuitiv reagieren, den Software Roboter in seinen Abläufen stören. Dies kann z.B. ein plötzliches Aktivieren des Störbildschirms oder ein Pop-Up Fenster sein.

Bei der Implementierung von RPA ist es daher wichtig, nicht nur den Happy Path, sondern ebenfalls potenzielle Störungen zu berücksichtigen. Mehr darüber, was in diesem Zusammenhang wichtig ist, erfahren Sie in unserem RPA-Guide „Best Practice zur erfolgreichen RPA-Einführung“.


Ist RPA wirtschaftlich?

Damit sich der Einsatz der Software Roboter lohnt, sollten durch die Automatisierung ca. 2 FTEs eingespart werden können. Wobei diese Einsparung nicht gleichzusetzen ist mit dem Abbau dieser FTEs. Die Automatisierung entlastet vielmehr Mitarbeiter, die zuvor an der Ausführung des Prozesses beteiligt waren und bietet ihnen Raum für interessantere Aufgaben.

In diesem Sinne bietet RPA Potenzial, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. In Hinsicht auf den ROI zeigt sich in den Projekten, dass dieser in der Regel nach 6-12 Monaten erreicht ist.

Warum RPA?

Der Einsatz der Software Roboter bietet für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen wie z.B.:

  • Prozessoptimierung

Durch den Einsatz von RPA können die Betriebskosten – jeweils abhängig vom Prozess – um mehr als 50% reduziert werden. Gleichzeitig steigt die Produktivität um mehr als 90%.

  • Prozesstreue

Die Software Roboter führen die Prozesse zu 100% genau und zuverlässig aus, es passieren selbst beim Übertragen großer Datenmengen keine Flüchtigkeitsfehler mehr.

  • Flexibilität

Software Roboter können weltweit an unterschiedlichen Unternehmensstandorten bedarfsorientiert eingesetzt werden. Durch die flexible Skalierbarkeit der Software ist es möglich, schnell auf Phasen mit hoher oder geringer Auslastung im Unternehmen zu reagieren – ohne Mitarbeiter einzustellen bzw. abzubauen.

  • Einstieg in die digitale Transformation

RPA kann einfach und schnell für fast alle Routineprozesse eingesetzt werden und ist damit ein idealer Beginn der digitalen Transformation. In Verbindung mit Künstlicher Intelligenz (KI) bietet RPA weitere attraktive Möglichkeiten.

  • Steigende Kundenzufriedenheit durch schnelle Antworten

Software Roboter arbeiten Prozesse spürbar schneller ab als ihre menschlichen Kollegen. Durch die schnelle Erledigung von Kundenanfragen steigt die Kundenzufriedenheit.

  • Steigende Mitarbeiterzufriedenheit: Kreativität und Denken

Mit RPA gehört die monotone Bearbeitung von Datenbergen der Vergangenheit an. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit im Job, sondern sorgt dafür, dass wichtige Aufgaben und Ziele im Fokus bleiben.

In welchen Bereichen lohnt sich RPA?

Der Einsatz der Software Roboter ist grundsätzlich in allen Branchen und Geschäftsbereichen sinnvoll, in denen regelmäßig große Datenmengen nach klaren Prozessabläufen verarbeitet werden.

Klassische Beispiele für den Einsatz der Software Roboter sind das Erfassen und Verarbeiten von Daten, das Bearbeiten von Aufträgen und Rechnungen, E-Mail Management (Kundenservice), Analysen und Erstellen von Reports sowie das Application Performance Monitoring.

Wie lange dauert es, bis der Software Roboter einsatzfähig ist?

RPA ist eine nicht-invasive Lösung, d.h. es sind keine Änderungen der IT-Infrastruktur erforderlich. Die Dauer des Einführungsprojektes hängt von der Komplexität des Prozesses ab, der automatisiert werden soll. Als Richtwerte für die Entwicklungszeit – hinzu kommt ggf. die Zeit für die Beschaffung von Rechten oder die Erstellung zusätzlicher Dokumentationen – gelten:

  • Einfacher Prozess: ca. 5 Tage Aufwand bis Produktivsetzung
  • Prozess mit mittlerer Komplexität: ca. 5 bis 15 Tage Aufwand bis Produktivsetzung
  • Komplexer Prozess: > 15 Tage Aufwand bis Produktivsetzung

Fragen zu RPA?

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten von RPA erfahren? Oder mehr Informationen über Use Cases aus der Praxis? Wir informieren Sie gerne kostenlos und unverbindlich: Let’s talk!


Die digitale Herausforderung für den Mittelstand

News 08/2022 – Aequitas Software
Digitale Transformation Unternehmen

Die digitale Transformation im Mittelstand

Die digitale Transformation im Unternehmen schreitet vielerorts voran. Auch im Mittelstand gibt es einige Unternehmen und Hidden Champions, die ihre digitale Reise bereits erfolgreich begonnen haben. Doch ist die Digitalisierung bereits auf breiter Basis im Mittelstand angekommen?

Nils Conradi, Geschäftsführer der AFFINITY und Frank Coërs, Geschäftsführer der Aequitas Software, berichten aus der Praxis, welche Herausforderungen sie in der digitalen Transformation insbesondere für mittelständische Unternehmen sehen und welche Faktoren für den digitalen Erfolg entscheidend sind.

Wie weit sind Deutschlands Unternehmen mit der Digitalisierung?

Nils Conradi: Um es kurz und knapp zu sagen: Sie sind alle auf dem Weg, der Startschuss ist überall längst erfolgt. Wir begleiten seit vielen Jahren Unternehmen in und durch die Digitale Transformation und haben im vergangenen Jahr ein umfangreiches Panel mit Kunden und Partnern durchgeführt. Das Ergebnis war ein starkes Signal des Mittelstands, der eine Art Aufholjagd begonnen hat.

Dabei muss man sich natürlich erst einmal klarmachen, worüber man spricht. Es gibt ja nicht „die“ Digitalisierung. Die Herausforderungen stellen sich je nach Branche und nach Unternehmen unterschiedlich dar. Daher ist es wichtig, die Komplexität aus dem Thema zu nehmen. Wenn wir mit Unternehmen über Digitale Transformation sprechen, konzentrieren wir uns auf sechs große Themenbereiche, um den Startpunkt des Unternehmens zu bestimmen und das Unternehmen selbst zu verorten.

Digitalisierung im Unternehmen_Grafik 1
Themenbereiche der Digitalen Transformation

Wir klären zunächst einmal ganz grundsätzlich: Gibt es bereits eine schriftlich fixierte IT- oder sogar Digitalstrategie? Danach vertiefen wir in einer gemeinsamen Diskussion, wie das Unternehmen kundenseitig aufgestellt ist, welche Partner es bereits eingebunden hat. Wir klären die technischen Rahmendaten – wie gut ist die IT im Unternehmen aufgestellt, wie ist es um die Kernsysteme bestellt? Außerdem wollen wir verstehen, ob bereits in irgendeiner Form Daten ausgewertet und automatisiert Analysen gefahren werden. Und schließlich befassen wir uns mit Aspekten des Internet of Things bzw. von Industrie 4.0.

Unser FOCUS-Panel hat dabei ergeben, dass gerade der Mittelstand schon viele Herausforderungen aktiv angenommen hat. Die meisten unserer Gesprächspartner sind schon jetzt auf dem Weg, Umsatzpotenziale und Geschäftsfelder deutlich zu erweitern.

Frank Coërs: Wir sehen bei unseren Kunden ein sehr heterogenes Bild, einige Unternehmen sind mit ihrer Digitalisierung bereits relativ weit fortgeschritten, andere sind noch am Anfang ihrer digitalen Reise. Im öffentlichen Sektor hat das Online-Zugangsgesetz dazu beigetragen, dass das die Digitalisierung in den Fokus rückt, denn Bund, Länder und Gemeinden sind durch das OZG verpflichtet, einen Teil ihrer Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.

Aber auch im Gesundheitswesen, bei Versicherungen sowie im Energiesektor bewegt sich einiges. Digitalisierung und Automatisierung sind dabei eng miteinander verbunden. Robotic Process Automation (RPA) spielt hierbei eine Schlüsselrolle, denn durch Einsatz von Software Robotern können Unternehmen ihre Prozesse relativ schnell und einfach automatisieren. Nicht immer muss ein „echter“ Mitarbeiter fehlende Informationen manuell suchen und eintragen – das sind ideale Einsatzmöglichkeiten für einen Software Roboter, wodurch die Prozessdurchlaufzeiten spürbar erhöht werden. In Kombination mit Künstlicher Intelligenz ist RPA ein wichtiger Enabler der digitalen Transformation. Prozesse im Kundenservice können zum Beispiel durch KI und RPA um mehr als 90% automatisiert werden, wodurch Kunden von spürbar schnelleren Bearbeitungszeiten profitieren.

Wo liegen aktuell die größten Herausforderungen?

Nils Conradi: Wenn wir uns an den bereits genannten Feldern orientieren, sind das die Bereiche „Data & Analytics“, die Partner-Netzwerke und natürlich auch die eigene IT, die meist vor der Entscheidung steht, wieviel sie künftig noch selbst erledigen will, welche Dienste in die Cloud wandern, wo Software as a Service (SaaS) ansetzt. Bei Data & Analytics ist das Problem meist, dass zwar die technischen Voraussetzungen für automatisierte Datenanalysen geschaffen worden sind, aber es mangelt an konkreten Use Cases – wenn man einmal davon absieht, dass man mit den neuen Anwendungen schickere Reports erstellen kann. Und wirklich überraschend war für uns teilweise, wie zögerlich deutsche Unternehmen das Themenfeld der Partnerschaften angehen.

Wir orientieren uns hier am Plattform-Modell von Gartner – gemeint sind technische Plattformen als Grundlage für gemeinsame Ökosysteme, neue Geschäftsmodelle, Vertriebswege oder Marktplätze. Aus der Interaktion zwischen Unternehmen und Partnern können sich Netzwerkeffekte ergeben, die den Nutzen für alle Teilnehmer erhöhen. Das wird aber vielfach noch nicht als echtes Asset erkannt. Oft bestehen Vorbehalte, Marktbegleitern zu viel Einblick ins eigene Unternehmen zu geben. Aber darum geht es gar nicht.

Frank Coërs: Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die eigenen Prozesse zu erkennen und zu verstehen. Viele Unternehmen sind jedoch noch nicht in der Lage, ihre bestehenden Daten zielgerichtet zu nutzen, um ihre Geschäftsprozesse zu analysieren. Process Mining bietet hohes Potential, um Prozesse im Unternehmen kritisch zu hinterfragen, Prozessdurchlaufzeiten zu messen und im Sinne der Customer Journey zu optimieren. Erst nach der Prozessoptimierung macht eine Automatisierung von Prozessen Sinn. Wenn beides gelingt, profitieren Unternehmen sowie Kunden von einer erhöhten Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit und Sicherheit der Prozesse. Dieses Potential hat auch der Mittelstand mittlerweile für sich entdeckt.

Eine weitere Herausforderung besteht in vielen Unternehmen darin, dass Altsysteme historisch gewachsen sind, viele dieser Legacy-Systeme haben gar keine Schnittstellenanbindungen mehr. RPA ist hier eine wertvolle Brückentechnologie, die fehlende Schnittstellen schnell und einfach schaffen kann, ohne große Eingriffe in die IT-Infrastruktur.

Wie können sich Unternehmen am besten aufstellen?

Nils Conradi: Indem Sie mit uns sprechen. Nein, ernsthaft: Tatsächlich glauben wir, dass in einem ersten Schritt – wie schon erwähnt – die Komplexität aus dem Thema genommen werden muss. Ein Assessment wie das von AFFINITY hilft dabei, die Themenfelder einzeln zu betrachten. Gleichzeitig werden aber auch die Interdependenzen aufgezeigt. Wir haben beispielsweise die Implementierung eines Kundenportals im B2B-Bereich begleitet und konnten mit dem Assessment deutlich machen, dass das Kundenportal nur eine von vielen Facetten einer Kundenplattform ist. Und dass auch diese Plattform wiederum in Abhängigkeit steht – zum Beispiel zu „Data & Analytics“. Hätte der Kunde sich nur auf das neue Portal konzentriert, wären möglicherweise schon bald technische Rückbauten notwendig geworden, um Analytics an den Start bringen zu können.

Digitalisierung im Unternehmen_Grafik 2
Eigeneinschätzung der jeweiligen Kenntnisse

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die zunehmend hybride Struktur der IT-Organisation. Durch Cloud-Dienste und andere große externe Plattformen schwindet auf den ersten Blick der Einfluss der unternehmenseigenen IT. Letztlich ist aber das Gegenteil der Fall: Indem die Betriebs-IT das „Graubrot“ outsourct, kann sie sich gleichzeitig auf ihre neue Rolle konzentrieren. Und die spielt immer mehr auf der Kommandobrücke, weil die IT der Zukunft zum echten Erfolgsmotor des Business wird. Parallel zur Digitalen Transformation eines Unternehmens muss daher auch häufig die IT-Organisation transformiert und in die nächste Reifestufe begleitet werden. Das ist eine mehrjährige Roadmap, aber es gibt dabei auch Quick Wins.

Frank Coërs: Ich glaube, insbesondere im Mittelstand ist es wichtig, dass Unternehmen sich gegenüber der Digitalisierung noch mehr öffnen und das Potential erkennen – und nicht nur die damit verbundenen Herausforderungen. Aktuell können Unternehmen viele offenen Stellen nicht besetzen – digitale Mitarbeiter stehen quasi unbegrenzt zur Verfügung. Software Roboter arbeiten 24/7 und liefern Ergebnisse in einer zuverlässig hohen Qualität ab. Sie sind sicherlich nicht die Universal-Antwort zur Lösung des Fachkräftemangels, aber sie können Fachkräfte spürbar entlasten, ihnen Routinetätigkeiten abnehmen und dadurch mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen.

Was empfehlen Sie darüber hinaus allen Unternehmen?

Frank Coërs: Menschen überschätzen in der Regel, was sie kurzfristig umsetzen können, und sie unterschätzen, was sie in 1.000 Tagen erreichen können – das gilt auch für die Digitalisierung. Erfolgreiche Digitalisierung baut auf den bestehenden, bekannten und bewährten Strukturen auf. Es geht darum, im Unternehmen zu schauen, was bereits vorhanden ist – von Werten über die Kultur, Know-how, Fertigungsmethoden bis hin zur Innovationskraft. Dies gilt es mit der digitalen Welt zu verknüpfen. Dazu gehört das Entwickeln neuer Geschäftsmodelle und Plattformen sowie neuer Produkte und Services. Wichtig ist dabei, eine von Anfang an transparente Kommunikation, die alle wichtigen Stakeholder abholt und einbindet. Wir beraten Geschäftsführer im Mittelstand auf Augenhöhe und entwickeln gemeinsam die individuelle Digitale Journey, maßgeschneidert für die jeweilige Branche.

Nils Conradi: Wenn ich noch einen Punkt hervorheben darf, ist es sicherlich die IT-Strategie: die eigene Rolle zu begreifen und eine Governance zu schaffen, mit der die IT in dieser hybriden Welt handlungsfähig bleibt. Mein Wunsch wäre: Wenn wir künftig an IT-Strategie denken, haben wir kein 100-Seiten-Pamphlet als Bild im Kopf. Sondern wir sehen eher eine Art offenes Geländerennen, denn die IT-Strategie ist ein fortlaufender Prozess und muss ständig gesteuert werden.

Mehr Informationen?

Die AFFINITY hat in einer Reihe von Gesprächen mit ausgewählten Kunden und Partnern das Thema Digitalisierung im Unternehmen mit einem breiten Fokus vertieft. Im Whitepaper „Deutschland Panel: Der Mittelstand holt auf“ finden Sie die zentralen Erkenntnisse und Entwicklungen sowie die Insights aus den Gesprächen: Hier gelangen Sie zum Whitepaper. 

Möchten Sie gerne mehr über die digitale Transformation und die Möglichkeiten von RPA in Ihrem Unternehmen erfahren? Oder mehr Informationen über Use Cases aus der Praxis? Wir informieren Sie gerne kostenlos und unverbindlich: Jetzt Termin reservieren!


Die digitale Herausforderung für den Mittelstand

News 08/2022 – Aequitas Software
Digitale Transformation Unternehmen

RPA: Produktivitätshebel für strukturierte Daten

Viele Unternehmen setzen bereits auf Robotic Process Automation (RPA), um ihre Geschäfts- und Verwaltungsprozesse zu automatisieren. Zumindest all jene Prozesse, die

  • häufig durchgeführt werden
  • wenig komplex sind
  • festgelegten Regeln folgen und
  • auf strukturierten Daten beruhen.

Hier können die Software Roboter kleine Produktivitätswunder vollbringen, denn sie arbeiten 24/7, ohne Pause und ohne Flüchtigkeitsfehler. Doch was passiert, wenn ein Prozess vom Standard abweicht und der weitere Prozessablauf eine Entscheidung, also eine gewisse Intelligenz, erfordert? Oder wenn unstrukturierte Daten verarbeitet werden müssen? Auch das ist kein Problem, denn RPA ist als Ansatz ausbaufähig.

Intelligente Software Roboter

Durch die Erweiterung um eine intelligente, kognitive Komponente sind jedoch auch Software Roboter in der Lage, „selbst zu lernen“. Dazu muss die RPA-Technologie allerdings ergänzt werden, z.B. um Verfahren, die auf Künstlicher Intelligenz (KI), Natural Language Processing (NLP) oder Machine-Learning (ML) basieren.

Während RPA-Roboter ausschließlich strukturierte Daten verarbeiten können, ermöglicht IPA die Verarbeitung und Automatisierung unstrukturierter Daten und Dokumente, inklusive Scans, Videos oder Bilder. Software Roboter, die KI-gestützt arbeiten, sind in der Lage, unstrukturierte Daten zu erfassen und zu extrahieren. Sie setzen die Daten in den passenden Kontext setzen und verarbeiten diese weiter. Durch den Einsatz von Intelligent Process Automation (IPA) können Prozesse deutlich weiter automatisiert und optimiert werden – mit entsprechend positiven Effekten für Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten der Prozesse.

IPA-Beispiel Kundenservice

Das Auslesen eines Textes in einer Kundenanfrage erfolgt zunächst durch Optical Character Recognition (OCR). Eingetippte, aber auch handgeschriebene Schriftzeichen werden durch OCR in digitalisierten Dokumenten erkannt und automatisch in die nachgelagerten Systeme zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet. Doch nicht alle Anfragen bestehen aus Text, daher können die OCR-Verfahren z.B. durch NLP ergänzt werden. Der Einsatz von NLP ermöglicht es, gesprochene und geschriebene menschliche Sprache zu erkennen und in einen sinngebenden Kontext zu bringen, der eine weitere Bearbeitung ermöglicht.

Anfragen im Kundenservice können durch die Verknüpfung von RPA und NLP zu einem hohen Anteil vollautomatisiert bearbeitet werden. Im Idealfall werden vom System die passenden Textbausteine für eine Kundenanfrage automatisch generiert und an den Kunden versendet. Sind weitere Aktivitäten erforderlich, wie z.B. eine Adress- oder Kontoänderung, werden diese im entsprechenden System von den Software Robotern angestoßen und das Anliegen abschließend bearbeitet. Die Verbindung von KI und RPA oder auch Workflow Automation Systemen wie Camunda bietet Unternehmen eine echte end-to-end Integration.

Die automatisierte, fallabschließende Bearbeitung einer Kundenanfrage ohne Eingreifen eines menschlichen Mitarbeiters liegt im Use Case einer Versicherung aktuell bei 85%. Überwiegend aufgrund fehlender Kundendaten können hier 15% der eingehenden E-Mails nicht vollautomatisiert bearbeitet werden. Durch Einsatz eines Chat-Bots, der die fehlenden Daten abfragt, kann man diese Quote auf weit über 90% steigern.

Anwendungsbeispiele für IPA

Die Einsatzmöglichkeiten für IPA sind vielfältig und versprechen ein hohes Potenzial. In einigen Branchen und Funktionsbereichen sind die RPA-und IPA-Potentiale aufgrund des hohen Anteils an repetitiven, manuellen Tätigkeiten besonders groß. Hierzu zählen vor allem die Bereiche Einkauf und Logistik sowie die Kundenbetreuung und Auftragsbearbeitung.

In Branchenhinsicht bietet RPA insbesondere Banken und Versicherungen ein hohes Automatisierungspotential, da hier der Anteil an Datenerfassung und -verarbeitung relativ hoch ist. Software Roboter können zudem schnell den regulatorischen Änderungen angepasst werden, die sich regelmäßig verändern – wodurch Unternehmen Compliance-Probleme vermeiden.

Für IPA lohnt sich insbesondere der Blick auf komplexere Prozesse, die ein gewisses Maß an Intelligenz erfordern, wie z.B.:

  • Automatisierte Buchungen
  • Automatisieren von Supply Chain Prozessen, wie z.B. Demand Management und Order Management
  • Warnmeldungen bei drohenden Stock Out-Situationen
  • Vollautomatisierte Bearbeitung von Kundenanfragen im Kundenservice
  • Forecasting: Predictive Analytics basierend auf Vergangenheitswerten
  • Erkennen und Warnen bei Abweichungen von der Norm, z.B. bei Lieferantenrechnungen

Beim Automatisieren von Bestellungen erlaubt ML – als Bestandteil der KI – Prognosen hinsichtlich der zu erwartenden Nachfrage. Durch ausreichend verfügbare Daten, die als Lernmenge zur Verfügung stehen, können saisonale Bedarfsschwankungen und Nachfragetrends identifiziert werden und die Lagerbestände entsprechend optimiert werden.


Von RPA zu IPA

In vielen Kundenunternehmen erleben wir, dass IPA zwar ein relevantes Thema ist, aber oftmals das Know-How fehlt, um entsprechende Projekte umzusetzen. Unternehmen, die IPA einführen, sollten mit einem sorgfältig ausgewählten Prozess beginnen und erst mit steigender Lernkurve weitere, komplexere Prozesse angehen.

Eine IPA-Infrastruktur im Unternehmen ermöglicht es, verschiedene KI-Funktionen mit Workflows zu kombinieren, so dass Prozesse unternehmensübergreifend bearbeitet und miteinander verknüpft werden können.

Insbesondere in größeren Unternehmen empfiehlt es sich, ein Center of Excellence (CoE) zu etablieren, in dem Spezialisten sich um die Themen RPA und IPA kümmern. Sollte es bereits ein CoE für RPA geben, muss geprüft werden, inwieweit bestehende Standards, Tools und Technologien an IPA angepasst werden müssen. Falls neue Technologien hinzukommen, sollte geprüft werden, ob die Konnektivität in einer Cloud-Umgebung unter Umständen kostengünstiger und einfacher umgesetzt werden kann.


Time for change

KI-Ansätze brauchen Daten als Lernmenge. In einer Public-Cloud-Lösung ist diese Lernmenge erheblich größer als bei einem individuellen, on-premise installierten System. Viele Cloud-Provider können die erforderlichen Datensicherheits- und Datenschutzvorschriften mittlerweile ebenso gut erfüllen wie lokale Rechenzentrum, so dass Sicherheitsbedenken zunehmend wegfallen.

Ein kritischer Erfolgsfaktor bei IPA-Projekten – ebenso wie bei RPA-Projekten – ist die Begleitung der Veränderung durch ein umfassendes Change Management. Unsere Erfahrung zeigt, dass Automatisierungsprojekte nur dann erfolgreich sind, wenn die MitarbeiterInnen im Unternehmen die Projekte verstehen und die Veränderung unterstützen. Fehlt dieser Support, scheitern viele Projekte bereits in einer frühen Projektphase. Mehr dazu erfahren Sie in unserem kostenlosen RPA-Guide.


Mehr Informationen?

Möchten Sie gerne mehr über die Möglichkeiten von RPA und IPA in Ihrem Unternehmen erfahren? Oder mehr Informationen über Use Cases aus der Praxis? Wir informieren Sie gerne kostenlos und unverbindlich: Jetzt Termin reservieren!


Die digitale Herausforderung für den Mittelstand

News 08/2022 – Aequitas Software
Digitale Transformation Unternehmen

Wir sagen danke!

Wir freuen uns sehr, dass das neue Jahr gleich mit einer guten Nachricht beginnt: Auch in diesem Jahr haben wir es als Arbeitgeber geschafft, bei kununu als Top Company 2022 ausgezeichnet zu werden.

Wir freuen uns sehr über diese Auszeichnung und sagen danke an unser tolles Team für das offene Feedback! Lesen Sie hier, was unsere MitarbeiterInnen sowie BewerberInnen über Aequitas Software sagen.

Natürlich setzen wir alles daran, dieser Auszeichnung auch in Zukunft gerecht zu werden!

Wertschätzung, Teamarbeit, Vielfalt stehen neben unseren anderen Unternehmenswerten auch weiterhin ganz oben auf unserer Agenda. Und werden täglich im Unternehmen gelebt – vom Praktikanten bis zum Geschäftsführer.

Lernen Sie uns kennen!

Übrigens: Für alle, die gerne mehr über die Aequitas Software und unser Team erfahren möchten, steht ab sofort unsere neue Unternehmensbroschüre zum Download bereit:

DAS SIND WIR! (Link zum Download)