Einfach elektronisch unterschreiben

Es ist eigentlich nichts Neues, dass immer mehr Menschen im Home-Office arbeiten. Was jedoch neu ist, sind die damit verbundenen Herausforderungen. Denn dadurch, dass in den letzten Wochen pandemiebedingt ganze Teams und Abteilungen ins Home-Office umgezogen sind, kann nur noch Wenig persönlich geregelt werden. Im Büro können wir zum Beispiel schnell mal eine Unterschrift unter eine besprochene Vereinbarung setzen, im Home-Office ist das nicht ganz so einfach.

Der Zeitaufwand, um Verträge und Vereinbarungen im Home-Office zu unterschreiben, ist immens. Egal ob mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Mitarbeitern. Vertrag ausdrucken, unterschreiben, einscannen und verschicken. Und am Empfänger-Ende das Gleiche dann nochmal von vorne. Falls man sich für den Postweg entscheidet, kann es – gerade im Moment – nochmal deutlich länger dauern. Da vergehen schon mal Tage, wenn nicht sogar Wochen, bis das Dokument von allen Beteiligten unterschrieben ist.

Rechtssichere Verträge per Mausklick

Als IT-Beratung behalten wir aktuelle Marktentwicklungen stets im Blick und haben bereits früh erkannt, dass sich Vereinbarungen auch auf elektronische Medien übertragen lassen. Die Lösung ist eigentlich ganz einfach – und sie ist bereits verfügbar: Die Elektronische Unterschrift. Im Markt gibt es dafür verschiedene Lösungen, von der einfachen digitalen Signatur bis zur qualifizierten elektronischen Unterschrift. Eine der führenden Lösungen in diesem Bereich kommt von DocuSign und bildet digital genau das ab, was uns offline bereits vertraut ist: Ein elektronisch unterschriebener Vertrag, der in einem Umschlag verschickt wird – nur eben digital. Und damit viel schneller und kostengünstiger. Und nachdem das Dokument von allen Beteiligten digital und damit auch rechtswirksam unterschrieben ist, kann es direkt am gewünschten Speicherort abgelegt werden.

Digitalisierung, die sich lohnt

Durch die Beschleunigung der Prozesse lassen sich Kosten spürbar senken. Studien zum Einsatz der elektronischen Unterschrift in Unternehmen haben gezeigt, dass je Online-Transaktion – also zum Beispiel ein Vertrag, der mit allen beteiligten Parteien auf elektronischem Wege unterschrieben wird – Einsparungen bis zu 33 EUR realisiert werden können.

DocuSign: In 48 Stunden sicher elektronisch unterschreiben

Durch den Einsatz der DocuSign-Lösung ermöglicht Aequitas Software es Unternehmen, Dokumente digital und rechtssicher zu verarbeiten. Egal ob aus dem Home-Office, unterwegs im Taxi unterwegs oder weit entfernt in einer Niederlassung am anderen Ende der Welt. Da DocuSign eine Cloud-Lösung ist, sind die einzigen Nutzungsvoraussetzungen ein Internetzugang sowie ein mobiles Endgerät. Ein wirklicher Vorteil der Lösung ist, dass die Empfänger von DocuSign-Dokumenten die Lösung kostenfrei und ohne vorherige Installation einer speziellen Software oder App nutzen können. Sie klicken einfach auf das Dokument und können es direkt elektronisch mit einem Mausklick unterschreiben oder bearbeiten.

Die technologischen Voraussetzungen zur Nutzung der Elektronischen Unterschrift sind schnell geschaffen. DocuSign kann fast jede Technologie integrieren und mit nahezu jeder Plattform kommunizieren. Bereits nach 48 Stunden ist die erforderliche Software inklusive Zugriffsberechtigungen installiert und bereit für den unternehmensweiten Einsatz.

Wirklich sicher? Auch vor Gericht?

Auch wenn die elektronische Unterschrift schnell und einfach umgesetzt ist, stellt sich doch die Frage, wie sicher sie ist. Wenn beispielsweise ein Vertrag mit DocuSign von allen Vertragsparteien unterschrieben wird, hat er dann im Zweifelsfall auch vor Gericht Bestand? Diese Frage lässt sich in Hinsicht auf die DocuSign-Lösung eindeutig mit einem „Ja!“ beantworten.  

Zuverlässig rechtssicher durch eIDAS

Die Elektronische Unterschrift von DocuSign ist die einzige globale Lösung, die auf der EU-Trust List als Qualified Trust Service Provider (QTSP) aufgeführt ist. Dadurch ist die Rechtssicherheit der Elektronischen Signatur unter der EU-Verordnung 2014/910 (eIDAS) garantiert – auch vor Gericht. Die eIDAS-Regulierung gilt EU-weit. Die einfache Elektronische Unterschrift ist ausreichend und rechtssicher für die meisten Transaktionen im B2B- und B2C-Bereich (> 90%). Nationale Gesetzgebungen und Gerichte verlangen sehr selten eine Qualifizierte Elektronische Unterschrift, um eine Transaktion zu authentifizieren.

Das Abschlusszertifikat – auch DocuSign Certifacte of Completion genannt – das am Ende jeder Online-Transaktion per DocuSign erstellt wird, enthält wichtige „Beweisstücke“. Zum Beispiel Angaben zu Datum, Uhrzeit, IP-Adresse, eindeutige Unterzeichner-ID und – soweit aktiviert – dem Ort. Das Abschlusszertifikat bestätigt die Gültigkeit der Dokumente bzw. Verträge. Die lückenlose digitale Historie des Dokuments zeigt die Aktivitäten jeder Signatur in einem manipulationssicheren Dokument.

Wenn Sie mehr über die die Einsatzmöglichkeiten und das Potential der Elektronischen Unterschrift für Ihr Unternehmen erfahren möchten, sprechen Sie uns gerne an.

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