Nachhaltigkeit

Was kostet uns die Zettelwirtschaft eigentlich?

Neben der Verschwendung natürlicher Ressourcen sind auch die Kosten für unsere Zettelwirtschaft enorm. Das zeigt sich allein am Beispiel eines einfachen Vertrages. Ein durchschnittlicher Vertrag von sechs Seiten, der in zweifacher Ausführung ausgedruckt wird, kostet mindestens zwei Euro. Dabei fließen ein: Anschaffungskosten für einen Drucker, Porto, Briefumschläge und einiges mehr. Rechnet man diese Kosten auf realistische 500 Verträge pro Jahr hoch, sind das schon 1.000 Euro, die ein Unternehmen allein mit elektronisch signierten und digital verwalteten Verträgen einsparen könnte.

Hinzu kommt die benötigte Arbeitszeit: Drucken, scannen, abheften, versenden, suchen.
16 Tage im Jahr, also rund 30 Minuten am Tag, verbringen Büroangestellte damit, nach Papierdokumenten zu suchen. Eine Untersuchung in den USA hat ergeben, dass Unternehmen die Verwaltung von Papierdokumenten bis zu acht Milliarden Dollar im Jahr kostet.

Was können wir tun?

Ein unternehmensweit einheitliches digitales Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Schritt, um Papier zu eliminieren. Zudem erleichtert es Mitarbeitern die Verarbeitung von Verträgen. Mithilfe einer elektronischen Signatur wie der von DocuSign können Vertragsunterzeichnungen in kürzester Zeit erledigt werden, ohne dabei auch nur ein einziges Blatt Papier zu drucken. Und auch unterwegs muss niemand mehr seine Unterlagen ausdrucken und mit sich herumtragen. Mit der DocuSign-App können Verträge einfach von unterwegs auf jedem Gerät unterzeichnet werden und Dokumente verwaltet werden.

Haben Sie schon einmal nachgerechnet wieviel Sie fürs Drucken bezahlen? - Zwei Euro gehen pro Vertrag drauf

Viele Unternehmen sind sich gar nicht bewusst, dass für jeden Vertrag ganze 2 Euro nur für die harten Kosten - Papier und Porto - anfallen.

Ein durchschnittlicher Vertrag mit 6 Seiten wird in 2-facher Ausführung per Post an den Kunden geschickt zur Unterschrift. Diese Sendung umfasst also bereits 12 Seiten Papier, Tinte, hinzukommen Klarsichthülle, Briefumschlag und Porto. Kosten für die Anschaffung des Druckers sowie für die anschließende Ablage dürfen nicht außer Acht gelassen werden.
Rechnet man unser Beispiel einmal auf realistische 500 Verträge / Jahr hoch, macht das satte 1000 Euro (weder Bearbeitungskosten, noch die Mitarbeiterzeit wurden hierbei berücksichtigt und sollten entsprechend addiert werden).

Mit DocuSign können Unternehmen Papier Prozesse eliminieren und Kosten um bis zu 60% reduzieren, sie schaffen darüber hinaus Visibilität, die ein traditioneller Prozess nicht zulässt.

Das können Sie mit DocuSign Einsparen

Multifunktionsdrucker 460 EUR
(Austausch alle 5 Jahre)

Papier 26 EUR
(5000 Blatt 80mg weiß)

1 Toner schwarz 270 EUR
(18000 Seiten)

1 Ordner 0.90 EUR
(600 Blatt Papier)

Versandtaschen 8 EUR
(100 Stück)

Sichthüllen 4 EUR
(100 Stück)

Porto je 1.45 EUR

Weitere Informationen wie Sie ihre Papier Prozesse eliminieren können, finden Sie hier.