Das Landratsamt Landshut automatisiert die Verwaltungsprozesse rund um 2.500 Einschulungsuntersuchungen pro Jahr vollständig mit RPA – von der Terminvergabe bis zur Anamnesedatenerfassung in der Fachanwendung.
Das Ergebnis: spürbar entlastete Mitarbeiter, keine manuellen Dateneingaben mehr und ein Prozess, der 24/7 zuverlässig läuft.
Die Schuleingangsuntersuchung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Aufgabe des öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD). Für jedes Kind im einschulungspflichtigen Alter müssen Termine vergeben, Elternschreiben versandt, Anamnesedaten erfasst und in die jeweilige Fachanwendung übertragen werden.
Im Landkreis Landshut bedeutete das bislang: Mitarbeiter im Gesundheitsamt übernahmen diese Aufgaben manuell – repetitiv, fehleranfällig und zeitintensiv. Besonders die Dateneingabe in die Fachanwendung hat wertvolle Kapazitäten gebunden, die an anderer Stelle gefehlt haben.
Wie wurde der Prozess mit RPA automatisiert?
Aequitas Software hat gemeinsam mit dem Gesundheitsamt Landshut den gesamten Verwaltungsprozess rund um die Einschulungsuntersuchung analysiert und anschließend mit dem Software-Roboter Robin automatisiert. Der Roboter übernimmt dabei folgende Schritte vollständig:
Schritt 1
Terminmanagement
Automatische Vergabe und Verwaltung von Untersuchungsterminen für Kinder im Einschulungsjahrgang.
Schritt 2
Datenabruf
Der Software-Roboter liest die relevanten Anamnesedaten aus den Eingangskanälen aus.
Schritt 3
Datenübertragung
Vollautomatisierte Übertragung in die Fachanwendung, ohne manuelle Eingabe durch Mitarbeiter.
Schritt 4
Wechsel in den Unattended-Betrieb
Der Software-Roboter läuft 24/7 ohne Aufsicht – vom Attended Bot zum vollständig autonomen Unattended Bot weiterentwickelt.
Die Umstellung vom Attended auf den Unattended Bot stellte dabei einen wichtigen Entwicklungsschritt dar. Statt den Software-Roboter manuell anzustoßen, läuft der Prozess heute vollständig selbstständig und ohne Eingriff durch Mitarbeiter ab.
Ergebnisse im Überblick
Mitarbeiter entlastet
Repetitive Dateneingaben entfallen vollständig. Das Team kann sich auf die Kernarbeit konzentrieren.
Durchlaufzeiten verkürzt
Die Bearbeitung von 2.500 Fällen pro Jahr erfolgt deutlich schneller – unabhängig von Personalkapazitäten.
Prozesssicherheit erhöht
Der Software-Roboter überträgt Daten fehlerfrei und hält sich exakt an den definierten Prozessablauf.
Skalierbar bei Auslastungsspitzen
Saisonale Spitzen – z.B. vor Einschulungsterminen – werden ohne zusätzlichen Personalaufwand bewältigt.
„Eine tolle Zusammenarbeit – schnelle Reaktionszeiten, feste Ansprechpartner und immer sehr lösungsorientiert. Die Umstellung vom Attended auf den Unattended Bot hat schnell und einfach funktioniert und war für uns nochmal ein spürbarer Entwicklungssprung. Auf das Team der Aequitas Software können wir uns jederzeit verlassen!“
Carina Weinzierl I Pressesprecherin und Leiterin der Stabstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, E-Government
Kerstin Schaumberger I Digitalisierungsmanagerin Gesundheitsamt Landshut
In unserem Interview sprechen Carina Weinzierl, die als Pressesprecherin und Leiterin der Stabstelle „Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, E-Government“ die digitale Transformation des Landratsamtes mit vorantreibt, und Kerstin Schaumberger, Digitalisierungsmanagerin im Gesundheitsamt Landshut, über ihre Erfahrungen aus Digitalisierungsprojekten und dem Einsatz von RPA im ÖGD, erzielte Ergebnisse und die Herausforderungen auf dem Weg dorthin.
In unserem Anwendervideo zeigen wir Ihnen, wie unser Software-Roboter beim Terminmanagement und Erfassen des Anamnesebogens im Rahmen der Einschulungsuntersuchung bei unserem Kunden, dem Landratsamt Landshut, unterstützt.
