Wie Software Roboter die Stadt Duisburg entlasten

News 06/2021 – Aequitas Software

RPA im öffentlichen Sektor: Die Zukunft ist smart

Bereits 2017 wurde das Onlinezugangsgesetz (OZG) verabschiedet. Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Im Rahmen des Gesetzes wurden ca. 600 Verwaltungsleistungen – sogenannte OZG-Leistungen – identifiziert, die es zu digitalisieren gilt: Von Kraftfahrzeugzulassungen über Wohnsitz- und Gewerbeanmeldungen bis zur Beantragung von Ausweispapieren. Viele dieser Verwaltungsleistungen fallen in den Zuständigkeitsbereich der Kommunen, so dass diese zunehmend unter Umsetzungsdruck stehen.

Die Botschaft des OZG ist eindeutig: Der öffentliche Sektor muss smarter werden. Die Frage ist, wie dies am besten gelingen kann. Öffnet der Einsatz von RPA (Robotic Process Automation) im öffentlichen Sektor das Tor zur Digitalisierung? Oder welchen Weg wählen die Städte und Kommunen, um den künftigen Anforderungen gerecht zu werden?

Im Interview mit Patrick Hempel, Fachinformatiker und bei der Stadt Duisburg zuständig für RPA und Formular-Management, haben wir nachgefragt, wie seine Stadt das Thema Digitalisierung angeht.

Onlinezugangsgesetz: Und was nun?

Patrick Hempel: Das Onlinezugangsgesetz (OZG) erfordert zunächst einmal nur, dass Verwaltungsleistungen zukünftig über Verwaltungsportale digital angeboten werden müssen. Das ist sicherlich ein wichtiger Schritt für die Bürgerinnen und Bürger, da es vieles vereinfacht. Wenn die hinter dem Portal liegenden Schnittstellen jedoch nicht funktionieren, bleibt der Aufwand für die Fachbereiche, die die Anträge bearbeiten, gleich bzw. wird unter Umständen sogar größer. Eine echte Digitalisierung setzt voraus, dass die Prozesse end-to-end automatisiert werden. RPA ist hier ein wichtiger Teil der Lösung, denn es ist schnell und einfach umsetzbar. Genau das brauchen wir, um die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzubringen. Wir können die Software Roboter in zahlreichen Verwaltungsprozessen einsetzen, so dass sich die Implementierung relativ schnell amortisiert.

Wo setzt die Stadt Duisburg RPA ein?

Patrick Hempel: Wir haben bereits verschiedene Prozesse durch den Einsatz der Software Roboter automatisiert. Angefangen haben wir mit der Beantragung des Reisepasses sowie der automatisierten Terminvergabe zur Abholung. Aktuell setzen wir ein RPA-Projekt gemeinsam mit den Wirtschaftsbetrieben Duisburg (WBD) um, in dem es darum geht, die Größe der Mülltonen je Haushalt zu prüfen, die von der Personenanzahl und dem vorgeschriebenen Mindestvolumen abhängig ist. Bisher wurde dies manuell durch Stichproben überprüft. Der Abgleich der Daten ist aufgrund der vielen Schnittstellen und Datenmengen für Mitarbeiter jedoch relativ zeitintensiv und zugleich sehr monoton – also ein ideales RPA-Projekt. Durch den Einsatz der Software Roboter sind wir zukünftig in der Lage, alle vorhandenen Daten regelmäßig zu prüfen und abzugleichen, ohne dadurch Ressourcen zu binden. Bei etwa 250.000 Haushalten in Duisburg sind die Software Roboter gut ausgelastet.

Was machen die Software Roboter?

Patrick Hempel: Die Software Roboter gleichen die Daten der WBD mit den Daten des Einwohnermeldeamtes ab. Der Abgleich erfolgt aus datenschutzrechtlichen Gründen auf Basis der Vertragsnummer. Ergibt sich bei dem Abgleich der Daten – also Größe des Haushaltes und zugeordnete Mülltonnengröße – eine Diskrepanz, erzeugt der Software Roboter eine Textdatei, die automatisch an die WBD geschickt wird. Derzeit prüfen wir, ob auch der Versand der Briefe an die identifizierten Haushalte automatisiert über den Software Roboter erfolgen kann. Aktuell sind wir hier in der finalen Testphase – die bisherigen Tests für einen ausgewählten Postleitzahlenbereich sind sehr positiv verlaufen.

Probleme bei der RPA-Einführung?

Patrick Hempel: Die Einführung ist insgesamt problemlos verlaufen. Hierzu hat sicherlich beigetragen, dass ich mich mit meinem Background als Fachinformatiker sehr schnell in die RPA-Technologie eingefunden habe. Wir arbeiten bei der Stadt Duisburg mit der RPA-Lösung XceleratorOne, die sich bisher in den Projekten bewährt hat. Herausforderungen haben sich zum Teil in den Schnittstellenbereichen sowie im Bereich der Server ergeben, diese haben wir aber mittlerweile alle erfolgreich lösen können.

Eine größere Herausforderung war es hingegen, die Prozesse zu dokumentieren. Auf den ersten Blick kann man z.B. den Prozess der Reisepassbeantragung in wenigen Prozessschritten zusammenfassen. Die Automatisierung mit RPA setzt jedoch voraus, dass jeder einzelne Mausklick in diesem Prozess dokumentiert wird. Dieses kleinteilige Denken war eine Umgewöhnung.

Was sind die größten RPA-Benefits für die Stadt Duisburg?

Patrick Hempel: Den größten Vorteil sehe ich darin, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Duisburg entlastet werden. Die Software Roboter übernehmen keine intelligenten Aufgaben, sondern monotone Aufgaben, die keiner freiwillig machen möchte. Und genau bei diesen langweiligen Tätigkeiten ist das Fehlerpotential bei uns Menschen relativ hoch. Für Software Roboter hingegen sind diese Aufgaben der perfekte Job: Sie folgen klaren Regeln und Abläufen und wiederholen die Prozesse ohne Unterbrechung – und ohne Fehler zu machen.

Was sind Ihre „lessons learned“ aus den RPA-Projekten?

Patrick Hempel: Aus meiner Erfahrung heraus hilft es enorm, bei der RPA-Einführung IT-erfahrene – oder zumindest IT-affine- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Verwaltung einzubeziehen. In den RPA-Trainings versteht man von Anfang an, worum es geht, und muss nicht zuerst die Grundlagen verstehen lernen. Der Fachbereich ist wiederum sehr wichtig, wenn es um das Verständnis des zu automatisierenden Prozesses und die Prozessdokumentation geht. Da ich mich bei der Stadt Duisburg sowohl um RPA als auch um das Formularmanagement kümmere, hatte ich beides auf dem Radar, was vieles im Projekt vereinfacht hat.

Wir haben zudem sehr früh in Gesprächen angefangen, über unsere RPA-Pläne zu sprechen und Vertrauen zu schaffen. Beim Einsatz von RPA im öffentlichen Sektor geht ja nicht darum, Arbeitsplätze abzubauen, sondern zeitintensive und sehr monotone Aufgaben an Software Roboter zu übergeben. Die interessanten Aufgaben verbleiben bei den menschlichen Kollegen. Sobald es um komplexe Entscheidungsvorgänge oder kreatives Denken geht, ist eine Automatisierung mit RPA ja auch gar nicht mehr möglich.

Vielen Dank für das Interview!