Robotic Process Automation

Immer mehr Unternehmen setzen auf Robotic Process Automation (RPA)

Montagmorgen, 9 Uhr, Firmenzentrale im Herzen Hamburgs. „Als ich ins Büro komme, ist mein neuer Mitarbeiter, der Roboter, bereits seit Stunden im Einsatz. Genau genommen hat er gar keine Pause gemacht seit seiner Einstellung vor 1 Jahr, als er sich mit seiner E-Mail-Adresse im System angemeldet hat. Doch er beschwert sich nicht über seinen Einsatz rund um die Uhr, ganz im Gegenteil. Er arbeitet zuverlässig, auch ohne Pausen lässt seine Konzentration niemals nach. Und das bei einem Gehalt - in Form von Lizenzkosten für Software, Infrastruktur sowie Support – das lediglich einen Bruchteil des Gehaltes eines menschlichen Kollegen beträgt.“

Nette Science-Fiction Geschichte denken Sie jetzt? Weit gefehlt, denn in vielen Unternehmen ist dieses Szenario bereits Alltag. In der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, kurz RPA) kommen zwar keine physischen Roboter zum Einsatz, jedoch übernehmen Software-Roboter (kurz Bots) einfache Prozesse in E-Mail, Excel oder SAP. Roboter-Automatisierung bietet Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Profitabilität nachhaltig zu steigern, und zwar durch optimierte und automatisierte Prozesse entlang der Customer Journey - vom Back-Office-Bot bis zum Konversationsbot im Kundensupportcenter.

Gehört die Zukunft den Robotern?

Deutschland gehört zu den Vorreitern in Sachen RPA. Einer aktuellen Studie der Information Services Group (ISG) zufolge wird der Markt für RPA in Deutschland bis 2020 rasant wachsen. Ein Drittel der von ISG befragten 248 Unternehmen zählt bereits heute zu den RPA-Pionieren, d.h. sie lassen bereits zehn oder mehr Geschäftsprozesse durch Software-Bots erledigen. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen gab an, bereits im Planungsprozess für erste RPA-Projekte zu sein.

Überraschend ist diese Entwicklung nicht, denn die Einführung von RPA verspricht attraktive Kosteneinsparungspotentiale, die sich in der Regel bereits nach 3-9 Monaten realisieren lassen. Zudem macht RPA es für Unternehmen attraktiv, bereits ausgelagerte Tätigkeiten wieder Inhouse von Bots erledigen zu lassen, da diese im Vergleich zum Offshoring zusätzliche Einsparpotentiale bieten. Potentiale, die natürlich auch Outsourcing-Unternehmen selbst zunehmend erschließen.

 

Potential oder Bedrohung?

RPA ist oftmals eng verknüpft mit der Angst, den Arbeitsplatz zu verlieren und mit entsprechenden Widerständen innerhalb der Organisation. Viele Unternehmen, die RPA bereits erfolgreich einsetzen, kommunizieren daher auch nicht proaktiv. Sie wollen im Unternehmen keine Angst schüren, dass Arbeitsplätze bald von Robotern übernommen werden. Eine Angst, die jedoch aufgrund des aktuellen Fachkräftemangels eher unbegründet ist. Denn RPA hat Grenzen: Die Bots übernehmen lediglich einfache, regelbasierte und sich wiederholende Tätigkeiten. Sie sind nicht in der Lage, komplexe Entscheidungen zu treffen. Durch den Einsatz Software-Bots erhalten Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und die Möglichkeit, attraktivere Aufgaben zu übernehmen. Neben Sicherheitsbedenken gehören Probleme hinsichtlich Governance und Compliance zu weiteren Bedenken bei der Einführung von RPA, diese Aspekte sollten daher bei einer geplanten

Einführung mit viel Fingerspitzengefühl adressiert werden. Die Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act (SOX) sowie der DSGVO sind nur einige der Sicherheitsanforderungen, die RPA-Lösungen erfüllen müssen. Hier ist Expertise und Know-How gefragt. Auch in Hinsicht auf die Governance verwischt die Grenze zwischen Mensch und Roboter immer mehr: Unternehmen, die Software Bots einsetzen, müssen sich Gedanken machen, wie sie ihre digitalen RPA-Arbeitskräfte managen. Dabei geht es analog zum Mitarbeiter-Lebenszyklus um den Bot-Lebenszyklus von der Erstellung über die Dokumentation der Leistung bis hin zu Schulungen und dem Löschen. Durch eine umfassende Prozessdokumentation und Prüfprotokolle für getroffene Entscheidungen können Unternehmen dafür sorgen, dass das „Wissen“ der menschlichen und robotischen Mitarbeiter nicht verloren geht.

Partnerschaft auf Augenhöhe sichert den Erfolg

Viele Unternehmen, die RPA einführen, greifen auf die Unterstützung externer Dienstleister zurück. Aber auch hier gilt: Augen auf bei der Partnerwahl! Neben Expertise und Know-How sollte der IT-Dienstleister vor allem eine Partnerschaft auf Augenhöhe gewährleisten, um dem Einführungsprojekt die erforderliche Aufmerksamkeit zu widmen.

Haben Sie weitere Fragen zu RPA? Wir beraten Sie gerne – kompetent und neutral.

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